Wissen weitergeben – aber richtig

Was ist Wissen, wie arbeite ich es auf und wie gebe ich es so weiter, sodass andere mein Projekt optimal umsetzen können? Wissensweitergabe ist eines der Kernelemente des Projekttransfers – und war deshalb Thema des letzten Webinars vom openTransfer Accelerator. Hier die wichtigsten Erkenntnisse.

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Was ist Wissen?

Die Antwort auf diese Frage könnte wahrscheinlich mehrere Seiten füllen. Daher möchten wir hier nur einige wichtige Aspekte in Bezug auf den Transfer hervorheben:

  • Das Wissen muss relevant für die Arbeit der Projektnehmer:in sein. Welche Aufgaben kommen auf ihn oder sie zu? Nur das Wissen, das für diese Aufgaben benötigt wird, ist wichtig. Hierzu gehören zum Beispiel Prozessabläufe, Werte, Erfahrungen – Best Practices und Herausforderungen –,  fachliches Wissen sowie Kenntnisse über bestimmte Netzwerke oder Personen.
  • Das Wissen muss vollständig sein. Wir kennen es ja alle: Oft erscheint uns eine Information als nicht relevant, weil sie uns bekannt ist. Das liegt daran, dass wir die Prozesse schon oft durchlaufen haben und sie uns deswegen selbstverständlich vorkommt. Für jemand anderes mag das aber nicht der Fall sein. Daher ist es wichtig, auch dieses, für euch vielleicht selbstverständliche Wissen weiterzugeben.
  • Es gibt explizites und implizites Wissen. Explizites Wissen beschreibt kontext- und personenunabhängiges Wissen, das leicht in Sprache auszudrücken und gut vermittelbar ist. Das, was ihr in der Regel in Bedienungsanleitungen findet, ist explizites Wissen. Implizites Wissen hingegen umfasst Erfahrungen, Wahrnehmungen oder auch Erkenntnisse. Sie sind subjektiv und komplexer als explizites Wissen und daher schwieriger zu beschreiben. Denn oft ist dieses Wissen in den Köpfen einzelner Personen. Die Herausforderung ist es, auch dieses Wissen aufzuarbeiten und weiterzugeben. Oft kann es hier hilfreich sein, auch einmal eine externe Person als Fragensteller:in einzubeziehen.
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In welcher Form bereite ich das Wissen am besten auf?

In welcher Form das Wissen aufbereitet wird, kommt ganz darauf an, wie komplex das Wissen ist. Es gibt verschiedene Möglichkeiten.

  • Informelle Gespräche / Chats
  • Gemeinsame Datenbank / Dokumentablage
  • Learning on the job / Hospitationen
  • Schulungen / Beratungen
  • (Regional-) Treffen / Jahrestagungen
  • Transferhandbuch (gedruckt oder online)

In der Regel werdet ihr verschiedene Instrumente nutzen. Wichtig ist es, darauf zu achten, dass es nicht zu viel Aufwand für euch und die Projektnehmer:innen bedeutet. So könnte man z.B. eine Vor-Ort-Schulung durch Webinare ersetzen oder versuchen, mehrere Projektnehmer:innen gleichzeitig zu schulen.

Je komplexer oder impliziter das Wissen, desto mehr muss persönlich weitergegeben werden.

Das Handbuch als Wissensvermittler

Für gut standardisierbares Wissen oder als Ergänzung zu Schulungen, Jahrestreffen und ähnlichem empfehlen wir auf jeden Fall ein Handbuch. Dort sollten nicht nur die wichtigen Projektvorgänge und Arbeitsabläufe enthalten sein, sondern auch Tipps und Erfahrungen zur Bewältigung möglicher Probleme sowie eine detaillierte Beschreibung des Projekts und ein Überblick über den Träger, und dessen Geschichte. Außerdem helfen Checklisten und Vorlagen für die Durchführung bestimmter Prozesse (z.B. Finanzplanung, Durchführungsplan für Veranstaltungen, Einladungsbriefe, Pressemitteilungen…), sodass die Projektnehmer:innen das Projekt gut angeleitet und niedrigschwellig durchführen können. Außerdem sollten in dem Handbuch Informationen zu der Art der Zusammenarbeit stehen, wie etwa den Aufgaben und Verpflichtungen der Projektnehmer:innen, Kontaktdaten von relevanten Ansprechpartner:innen und Informationen zu weiteren Unterstützungsmöglichkeiten, wie Schulungen, Intranet oder Newsletter. Damit nicht immer wieder die gleichen Fragen aufkommen, könnt ihr zuletzt noch die am häufigsten gestellten Fragen mit Antworten aufführen. Das Handbuch sollte mit der Entwicklung der Organisationen und der neuen Standorte immer angepasst werden, um neue Erkenntnisse zu übernehmen.

Natürlich muss das Handbuch nicht immer in gedruckter Form vorliegen. Möglich wäre auch ein Intranet oder Wiki. Eine Übersicht über Wiki-Anbieter findet ihr hier: https://de.wikipedia.org/wiki/Kategorie:Freie_Wiki-Software

Digitale Tools zur Zusammenarbeit und der Wissensweitergabe findet ihr hier: https://opentransfer.de/digitalen-tools-fur-soziale-projekte/

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Gibt es sonst noch etwas, worauf ich achten sollte?  

Damit Wissen sinnvoll und zielführend erzeugt und gespeichert werden kann, ist es nötig, bestimmte Dinge zu beachten:

  • Es braucht Transparenz und damit einhergehend auch eine Fehlerkultur: nur so können eure Projektnehmer:innen wirklich das Wissen akquirieren, das sie brauchen um das Projekt durchzuführen.
  • Es braucht eine Zieldefinition und Erwartungsmanagement – was soll mit dem Wissen erreicht werden? Dies hilft euch dabei, das wirklich relevante Wissen zu erfassen, nicht mehr und nicht weniger.
  • Ein geeignetes Gesprächsmanagement ist wichtig, um zielführend an das notwendige Wissen zu kommen. Wissen ist oft in verschiedenen Köpfen „gespeichert“. Um es zu extrahieren, kann man z.B. informell mit diesen Personen sprechen, strukturierte Interviews führen oder gemeinsam einen „Lessons-Learned-Workshop“ durchführen. Dazu ist es sinnvoll, erstmal zu überlegen, wer denn alles über Wissen zu den Prozessen und den Gelingensbedingungen verfügt – beispielsweise Ressortmitarbeitenden, Unterstützer:innen bis hin zu der Zielgruppe selbst. Nicht vergessen, die Gespräche zu protokollieren.

Das hört sich sicherlich erstmal nach viel Aufwand auf. Ist es auch. Aber es lohnt sich, denn nur durch eine adäquate Wissensweitergabe kann das Projekt an anderen Orten in gleicher Qualität umgesetzt werden. Die Arbeit zu Beginn zahlt sich schnell aus, da ihr später nicht ständig wieder nachsteuern müsst und Wirkung sowie Qualität auch an den neuen Standorten gesichert sind.

Ihr möchtet noch mehr über den openTransfer Accelerator, Deutschlands erstem Skalierungsstipendium für gemeinnützige Organisation, erfahren? Dann mal hier entlang: https://opentransfer.de/projekte/accelerator/

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