Aller Anfang ist schwer? Mit diesen 12 Tipps gelingen die ersten Schritte in die Skalierung

Ihr habt euer Projekt erfolgreich entwickelt und wollt es nun in andere Städte bringen? Oftmals fühlen sich Organisationen, die sich auf den Weg zur Verbreitung ihres Projekts machen, zunächst überfordert. Wie und wo fängt man an?

Jeder Transfer beginnt mit zwei Phasen. Die erste Phase ist die intensive Auseinandersetzung mit eurer Organisation und die Entwicklung eines Konzepts. In der zweiten Phase wird das Konzept in einer Pilotphase praktisch getestet und angepasst.

In diesem Beitrag haben wir haben euch zwölf Tipps zusammengestellt, mit denen ihr die ersten Schritte des Transfers meistert. Worauf ihr bei der Pilotierung in Phase zwei achten solltet, könnt ihr hier nachlesen. 

1. Überprüft eure Transferfähigkeit

Bevor ihr euch auf den Weg zur Skalierung macht, solltet ihr überprüfen, ob das Projekt und eure Organisation transferfähig sind. Kennt ihr die Wirkung eures Projekts und könnt ihr diese nachweisen?

Damit der Projekttransfer gelingt, braucht es Erfahrungswerte vor Ort. Ein Projekt muss sich erst einige Zeit entwickeln und optimiert werden, bevor ihr euer Wissen über die Projektelemente und Arbeitsprozesse, die wirklich zur Wirkung beitragen, weitergeben könnt. Wenn ihr noch am Anfang steht, lasst euch lieber noch ein bisschen Zeit und fokussiert euch darauf, das Projekt vor Ort zu etablieren. Ebenso solltet ihr den Transfer erst starten, wenn die gesamte Organisation hinter dem Vorhaben steht und Kapazitäten für dessen Umsetzung hat. Einen Projekttransfer macht man nicht einfach so nebenbei. Eine Verbreitung braucht Zeit und Ressourcen.

Ein skizziertes Ausrufezeichen

2. Habt ein klares Ziel

Was war eure Motivation zu transferieren? Gab es bereits Anfragen aus anderen Städten oder habt ihr euch selbst dazu entschieden, eure Wirkung auf andere Orte zu übertragen? Egal mit welcher Motivation ihr gestartet seid – überlegt genau, was ihr mit dem Transfer erreichen möchtet. Wollt ihr möglichst viele Menschen erreichen, Bewusstsein für ein Thema schaffen oder gar einen systemischen Wandel bewirken? Wollt ihr vor allem als Organisation wachsen, vielleicht eine Marke aufbauen – oder wollt ihr einfach gutes Wissen weitergeben? Von euren Zielen hängt die Art der Skalierung ab und wer eure Partner:innen sind. Daher ist es wichtig, das Ziel klar zu definieren – am besten mit dem gesamten Team. Immer wieder zu eruieren, ob ihr noch auf eurem Weg seid, sollte zur Routine werden.

3. Kennt euer Projekt

Ein grob gezeichnete Lupe

Damit euer Projekt von anderen in gleicher Qualität umgesetzt werden kann, müssen sie verstehen, welche Elemente und Prozesse zu Erreichung der Wirkung beitragen. Ein Projekt wird nicht 1:1 übertragen – zu unterschiedlich sind z.B. die Begebenheiten an verschiedenen Orten und die Arbeit in verschiedenen Teams. Es geht vielmehr um die Gelingensbedingungen, Erfolgsfaktoren, Wissen über die Wirkmechanismen. Die meisten transferierenden Organisationen wissen, wie sie funktionieren und warum sie erfolgreich sind – ihr auch?

Auch wenn, nehmt euch die Zeit, euer Projekt auseinanderzunehmen und strukturiert zu überlegen, welche Aspekte wichtig für die Erreichung der Wirkung sind. Würde die gleiche Wirkung erzielt werden, wenn etwas anders gemacht würde? Nach und nach werdet ihr die Essenz des Projekts herausschälen – wir nennen das den Transferkern. Je schlanker er ist, desto einfacher kann er von anderen in gleicher Qualität übernommen werden.

4. Gebt eure Erfahrungen weiter – wirklich alle, auch die schlechten

Wer sich dazu entscheidet, ein Projekt von anderen zu übernehmen, macht das vor allem, um das Rad nicht neu zu erfinden. Wer ganz neu startet, geht immer das Risiko ein, Fehler zu machen und eventuell zu scheitern. Es reicht daher nicht aus, nur die Prozesse zu kennen. Projektnehmer:innen sollten auch von euren Erfahrungen lernen. Was ist gut gelaufen und warum? Was waren Herausforderungen? Wie habt ihr diese gemeistert? Und schaut auch in die andere Richtung: Wenn etwas, das ihr ausprobiert habt, nicht gut gelaufen ist, analysiert den Grund, sodass andere – und letztendlich auch ihr – davon lernen können. Es ist nicht immer einfach, sich zu öffnen und von Fehlern zu berichten. Aber es wird euren Projektnehmer:innen helfen, diese Fehler nicht auch zu machen.

5. Übertragt auch eure Organisationskultur

Eure Organisation ist mehr als Innovation, Wirkung und Struktur – sie hat ihren eigenen Charakter. Womöglich nehmt ihr diesen gar nicht bewusst wahr, da er für euch längst selbstverständlich geworden ist. Was macht eure Organisation besonders? Was macht sie zu eurer Organisation?

Eure potenziellen Projektnehmer:innen nehmen diesen Charakter vielleicht nicht gleich wahr und konzentrieren sich eher auf eure Konzepte. Deshalb fragt euch am besten: Wie könnt ihr den Organisationscharakter mitübertragen?

6. Kennt eure Stärken und Schwächen

Die Entwicklung einer Skalierungsstrategie startet immer mit dem Blick ins Innere der Organisation. Was sind eure Stärken, was sind eure Schwächen? Schreibt sie auf. Das hilft euch zu erkennen, welche Rolle ihr im Transfer übernehmen könnt und welche Partner ihr suchen müsst. Welche Aufgaben übernehmt ihr, welche werden besser von euren Projektnehmer:innen vor Ort durchgeführt? Was könnt ihr leisten, was nicht? Habt ihr zum Beispiel keine Netzwerke außerhalb eurer Stadt und auch nicht die Kapazitäten, diese aufzubauen, solltet ihr Projektnehmer:innen suchen, die diese Aufgabe übernehmen können. Seid ihr besonders gut darin, Förderer zu akquirieren und zieht eure Kernorganisation Interesse als Marke auf sich? Dann wäre es überlegenswert, dies auch schwerpunktmäßig so fortzusetzen.

7. Wer sind die richtigen Partner:innen für euch?

Der erfolgreiche Projekttransfer steht und fällt mit den richtigen Projektnehmer:innen. Denn sie sind es, die euer Projekt vor Ort umsetzen. Wenn ihr ihnen nicht vertraut, wenn sie ihre Arbeit nicht gut machen oder sie schlicht nicht zum Projekt und den Aufgaben passen, habt ihr am Ende mehr Arbeit, ohne mehr Wirkung zu entfalten. Und genau das wollt ihr ja mit der Kooperation im Projekttransfer verhindern.

Um die richtigen Projektnehmer:innen zu finden, lohnt es sich, vorab ein Profil zu erstellen. Welche Kompetenzen brauchen eure Partner:innen vor Ort? Welche Werte sind euch wichtig? Arbeitet ihr lieber mit einer Einzelperson oder einer Organisation? Mit jemand neuem oder etablierten? Die Antworten auf diese Fragen hängen davon ab, welche Aufgaben ihr und welche die Projektnehmer:innen übernehmen und welche Erwartungen ihr an sie habt. Erwartet ihr von euren Partner:innen zum Beispiel die Koordination von Netzwerken, kann es sinnvoll sein, mit Organisationen zusammenzuarbeiten, die bereits einen Ruf und Netzwerke haben.

8. Bleibt euch treu

Ein gezeichneter Wegweiser

Gerade zu Beginn ist es natürlich, potenzielle Projektnehmer:innen wie auch andere Stakeholder mit offenen Armen zu empfangen. Wer weiß, ob sich eine solche Möglichkeit nochmal ergibt? Manchmal eröffnen sich Möglichkeiten, die einfach zu gut sind, als dass man sie nicht nutzt. Grundsätzlich solltet ihr euch aber im Klaren sein, was eure „Non-negotiables“ sind. Was sind also die Dinge, die euch wirklich wichtig sind und bei denen ihr keine Kompromisse eingeht? Sind es zum Beispiel bestimmte Kompetenzen, die eure Projektnehmer:innen mitbringen müssen, oder bestimmte Gegebenheiten vor Ort? Was ist nötig, damit die Qualität gewährleistet ist? Was braucht es unbedingt, damit Ziele und Charakter des Projekts erhalten bleiben?

Bleibt euch treu, auch wenn das bedeutet, dass ihr ein Angebot ausschlagen müsst. Hört auch auf euer Bauchgefühl. Fühlt sich die Situation gut an? Wenn nicht, dann macht es nicht. 

9. Die richtige Transfermethode macht’s

Offene Verbreitung, Social Franchise, Filialen oder ein ganz anderes Modell? Es gibt verschiedene Möglichkeiten zu transferieren. Bevor ihr loslegt, solltet ihr euch intensiv damit beschäftigen und die für euch richtige Methode finden. Die richtige Methode hängt von euren Zielen, euren Kompetenzen und Ressourcen sowie der Komplexität des Projekts ab. Mit jeder Transfermethode sind auch Erwartungen an euch und die Projektnehmer:innen verbunden. Entscheidet ihr euch für ein Social Franchise, müsst ihr die Unterstützung leisten können, die von euch erwartet wird und die Projektnehmer:innen müssen sich an die Spielregeln halten, die ihr vorgebt. Das muss jedem klar sein, bevor es losgeht.

10. Denkt die Finanzierung frühzeitig mit, aber seht den Transfer nicht als Geschäftsmodell

Viele Organisationen hoffen, dass sie durch den Transfer bzw. die Lizenzierung ihres Projekts ein Geschäftsmodell entwickeln, mit dem sie nicht nur ihre Wirkung erhöhen, sondern auch ihre Kosten decken können. Das geht leider in den wenigsten Fällen auf. Denn den Einnahmen durch Beratungen oder Lizenzgebühren stehen ja auch immer zusätzliche Kosten gegenüber, die mit jedem neuen Standort steigen. Um auf ein Break-even zu kommen, braucht es also eine gewisse Anzahl von Projektnehmer:innen. Zusätzliche Finanzierung sollte deshalb niemals eure Hauptmotivation für den Transfer sein. Trotzdem ist es natürlich wichtig, sich früh Gedanken darum zu machen, wie ihr den Transfer finanziert. Denkt hierbei auch darüber nach, welche Kosten – wie etwa die, die am anderen Standort entstehen – von den Projektnehmer:innen übernommen oder mitgetragen werden können.

11. Überstürzt euer Vorhaben nicht

Wahrscheinlich scharrt ihr schon mit den Hufen und wollt endlich loslegen. Vielleicht stehen auch schon die ersten Projektnehmer:innen in den Startlöchern und/oder eure Förderer machen Druck. Überstürzt euer Vorhaben aber trotzdem nicht, sondern nehmt euch die Zeit, alles gut zu durchdenken und die Grundlagen (Transferkern, Projektnehmer:innen, Transfermethode und Zusammenarbeit) zu legen. Schreibt euren Plan auf. Dann seht ihr auch, ob etwas funktioniert. Wenn es auf dem Papier nicht funktioniert, wird es auch in der Praxis nicht gelingen.

12. Holt euch Hilfe

Ihr müsst den Weg nicht alleine gehen. Holt euch Hilfe von Expert:innen oder tauscht euch mit Organisationen aus, die bereits erfolgreich transferieren (oder auch solchen, die gescheitert sind). Der openTransfer Accelerator z.B. bietet Unterstützung für Organisationen auf Wachstumskurs. Neben strukturierter Qualifizierung durch Skalierungsexpert:innen und Praktiker:innen erhalten Stipendiat:innen für ein Jahr begleitende Beratung und die Möglichkeit zum offenen Austausch.

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