Von der Theorie in die Praxis – 12 Zutaten für den gelingenden Transfer

Nach der erfolgreichen Entwicklung und Umsetzung eines Projekts folgt oft der Schritt in die Verbreitung an andere Standorte. Damit dies gelingt, ist es wichtig, zunächst eine Skalierungsstrategie zu erarbeiten (erste Phase), also die Grundlagen des Transfers zu legen (worauf ihr bei der Planung eures Transferkonzepts achten solltet, könnt ihr hier nachlesen).

Bei den folgenden Tipps geht es um die zweite Phase des Transfers. In dieser wird die Strategie in der Praxis getestet. In dieser Pilotphase findet ihr am besten heraus, ob eure Annahmen stimmen. Danach könnt ihr das Konzept verfeinern und optimieren. Damit die Pilotphase möglichst offen, aber gleichzeitig strukturiert und sicher abläuft, haben wir euch in diesem Artikel zwölf Tipps zusammengestellt.

1. Gut vorbereitet, ist halb transferiert

Habt ihr die Grundlagen für die Skalierung einmal durchgearbeitet (Wirkungslogik, Transferkern, Projektnehmerprofil, Transfermodell)? Kennt ihr euer eigenes Projekt, wisst ihr, wie es funktioniert und was die Gründe dafür sind, dass es funktioniert? Wisst ihr, wie ihr in Zukunft mit Projektnehmer:innen zusammenarbeiten wollt? Habt ihr die Ressourcen für den Transfer oder habt ihr bereits geplant, woher diese kommen könnten?

Wenn ihr diese Fragen mit ja beantworten könnt, seid ihr bereit, in die praktische Phase des Transfers zu starten. Solltet es noch Lücken geben, schaut, dass ihr euch noch mit diesen beschäftigt oder gute Gründe habt, sie als Leerstellen zu belassen.

Seht die Beantwortung dieser Fragen dabei nicht als Wertung eurer Entwicklung, sondern betrachtet sie ganz nüchtern: Wenn ihr die Grundlagen nicht gelegt habt, könnte euch das später auf die Füße fallen, etwa wenn die Erwartungshaltung von euch und die der Projektnehmer:innen unterschiedlich sind und die Zusammenarbeit leidet. Mit einer guten Vorbereitung könnt ihr den kommenden Herausforderungen gelassener entgegensehen.    

Eine mit wenigen Strichen gezeichnete Rakete

2. Bevor es losgeht: einmal einen Standortaufbau komplett durchsprechen

Wenn ihr euch vor Beginn des Piloten noch einmal letzte Sicherheit holen wollt, spielt doch den Transfer bzw. den konkreten Standortaufbau einmal durch. Und zwar am besten im Team und so detailliert wie möglich. Wie fühlt sich das an? Ist das Szenario so schlüssig und realistisch? Was fehlt? Was ist überflüssig? Versucht euch dabei auch in die Rolle eurer Partner:innen vor Ort zu versetzen. Was ändert sich? 

Wenn ihr nun das Gefühl habt, so könnte es funktionieren, ist definitiv ein guter Punkt gekommen, tatsächlich in die Praxis zu starten.

3. Kommt ins passende Mindset: Einfach. Ausprobieren.

Zweifel sind normal, doch gehört es meist zur Skalierung dazu, auch mal die Komfortzone zu verlassen und Unsicherheiten zuzulassen. Ein Gedankenexperiment: Stellt euch einmal vor, welche Früchte ein neuer Standort in einem Jahr tragen kann – und überlegt dann, wie der Weg dorthin aussehen könnte. Vielleicht sind ein praxisorientiertes Mindset und etwas Wagemut nötig? Sind die Kommunikation mit den Projektnehmer:innen, Reflexionsphasen und Feedbackschleifen Stellschrauben für das Gelingen?  

4. Macht einen Plan – und weicht davon ab

Die Pläne für Transfer und Standortaufbau stehen, ihr seid super vorbereitet – und dann kommt alles ganz anders. Ob ihr’s glaubt oder nicht: Das ist ganz normal – und kann sogar neue Möglichkeitsräume öffnen. Die Kunst ist es, die richtige Balance zwischen vorher fest gelegten Plänen und ggf. sinnvoll oder notwendig gewordenen Anpassungen zu finden. Aktualisiert ihr eure Pläne anhand der gemachten Erfahrungen und veränderten Bedingungen?

Nehmt euch hierfür am besten feste Reflexionszeiten, in denen ihr analysiert, was sich verändert hat und wie ihr euer Transferkonzept entsprechend anpassen müsst.

5. Misserfolge sind nicht per se dramatisch – der Umgang mit ihnen ist entscheidend

Misserfolge laden oft zum Grübeln ein: Wie konnte das bloß passieren, was haben wir falsch gemacht? Diese Fragen sind natürlich wichtig, um das Geschehene zu analysieren. Doch oft halten einen diese Fragen lange gefangen und führen nicht weiter. Stattdessen probiert doch, bei einem Rückschlag den Blick nach vorne zu richten und auf mögliche Lösungen und Handlungen zu fokussieren. Was müsste geschehen, damit ihr beim nächsten Mal Erfolg habt? Wie habt ihr eine ähnliche Situation schon einmal anders lösen können – und was habt ihr dabei anders gemacht? Was wäre jetzt ein alternativer Weg, um eurem Ziel näher zu kommen?

6. Auch die erfolgreichsten Transferprojekte sind einmal klein und mit Problemen gestartet

Denkt daran, wie ihr vielleicht selbst begonnen habt (z.B. in die Projektinitiierung) und wie wenig ihr damals vielleicht gewusst habt und wie unsicher ihr vielleicht ward. Vergleicht es damit, wo ihr jetzt steht und wie sich das Projekt entwickelt hat. Schaut darauf, was ihr schon geschafft habt.

Bei erfolgreichen Transferorganisationen war es übrigens auch nicht anders? Fakt ist: Auch große und bekannte Transferorganisationen hatten Hürden, die sie gemeistert und Fehler, aus denen sie gelernt haben. Was dazu gehört: Ein wenig Vertrauen: in euer Projekt, organisches Wachstum und das Mittun von interessierten und begeisterten Stakeholdern.

7. Denkt auch aus der Perspektive der Projektnehmer:innen

Oft wird der Projekttransfer vor allem von dem Status Quo aus gedacht, den die ursprüngliche Organisation zum Zeitpunkt des Transferbeginns hat. Dies ist einerseits absolut sinnvoll. Andererseits werden so die Bedarfe, die ein zukünftiger Standort womöglich gerade in der ersten Aufbauphase hat, nicht ausreichend einbezogen. Wenn ihr also z.B. einen Qualifizierungsworkshop oder ein Handbuch für eure Projektnehmer:innen konzipiert, bedenkt nicht nur, was ihr zu geben habt, sondern auch, was die lokalen Partner:innen (vor allem in der Anfangszeit) benötigen könnten – oder, noch besser, bezieht sie direkt mit ein.

8. „Irgendetwas passt hier nicht…“ – beachtet euer Gefühl im Umgang mit den Projektnehmer:innen und habt eine Exit-Strategie in petto

Im Umgang mit (potenziellen) Projektnehmer:innen geschieht es manchmal, dass einen ein komisches Gefühl beschleicht, es vielleicht zu Abstimmungsschwierigkeiten kommt. Nehmt euer Gefühl ernst und stellt euch den Fragen, wie z.B.: Passt die Person oder die Organisation wirklich zu uns? Haben wir die gleichen Erwartungen und Ziele? Was muss geschehen, damit das der Fall ist? Sprecht euer Unbehagen an und kommuniziert offen. Gleichzeitig ist es ratsam, dass ihr euch im Vorhinein eine Exit-Strategie überlegt, die es euch ermöglicht, eine Zusammenarbeit im Zweifelsfall unkompliziert zu beenden.

9. Teilt eure Fragen mit Außenstehenden, sucht auch langfristige Begleiter:innen

Wer intensiv an einem Projekt arbeitet, wird schnell betriebsblind und auch wenn der Projekttransfer als hehres Ziel über allem schwebt, sind Kopf und Hände doch oft im Alltagsgeschäft gebunden. Um ab und zu den Horizont wieder zu öffnen und aus dem Alltag auszubrechen, ist es hilfreich, mit Außenstehenden über die drängenden Fragen zu sprechen. Der Blick von Außenstehenden kann euch andere Perspektiven eröffnen und ggf. zu Lösungen führen, wo ihr nur noch Sackgassen seht. Dabei ist es zum einen sinnvoll, ein ganz konkretes Thema in den Blick zu nehmen und auch jemanden einzubeziehen, der über das Projekt bislang wenig weiß. Zum anderen ist es wertvoll, jemanden zu haben, der eure Arbeit kennt und euch (z.B. in monatlichen Gesprächen) regelmäßig begleitet. Er sollte euch dabei Raum und Struktur geben, damit ihr euch fokussiert mit der Skalierung beschäftigen könnt. Probiert es doch einfach einmal aus. Wer in eurem Umfeld könnte dafür geeignet sein?

Eine besondere Möglichkeit ist es, dass ihr euch professionell, womöglich über ein Stipendienprogramm, begleiten lasst. Der openTransfer Accelerator z.B. bietet genau das: Neben strukturierter Qualifizierung durch Skalierungsexpert:innen erhalten Stipendiat:innen ein Jahr lang begleitende Beratung und Möglichkeit zum offenen Austausch.

10. Setzt eure Ziele in der Skalierung so, dass sie messbar und erreichbar sind

Leicht geschieht es, dass als Ziel das Große und Ganze ausgegeben wird: Ein neuer funktionierender Standort am Ende des Jahres, das Handbuch zum Ende des Quartals etc. Ziele, die groß gewählt sind, bergen zwei Gefahren. (1) Die Gefahr so abstrakt zu sein, dass gar nicht klar ist, welche Aufgaben und Schritte zur Erreichung gehören. (2) Die Gefahr, einen so langen Weg zur Erreichung vorauszusetzen, dass es eher schwer wiegt und hindert, als dass es motiviert.

Überlegt euch deswegen, wie ihr die großen Ziele in mehrere kleine zerlegen könnt, die ihr realistisch erreichen könnt – und vergesst nicht, das Erreichen jeweils gebührend zu feiern.

11. Seid euch euren Stärken bewusst

Wenn ihr euch (so wie es verständlicherweise häufig geschieht) vor allem auf die Herausforderungen und Defizite in eurem Projekttransfer konzentriert, verliert ihr womöglich den Blick für eure Ressourcen und Stärken. Eine der wichtigsten Ressourcen für euer Handeln seid dabei ihr selbst. Macht euch eure Fähigkeiten und Erfahrungen bewusst, erinnert euch selbst daran, wofür ihr das tut, dass ihr brennt für das, was ihr tut – und vergesst nicht, Spaß zu haben.

12. Denkt Organisationsentwicklung mit

Während der Skalierung werdet ihr nicht nur neue Standorte aufbauen, auch eure eigene Organisation wird sich, vor allem in Hinblick auf Bedarfe und Strukturen, verändern. Es ist von Vorteil, schon früh diese Prozesse im Blick zu haben und diese Prozesse aktiv mitzugestalten. Überlegt, wie der Transfer eure Kernorganisation beeinflusst. Welche Änderungen sind von euch gewollt und wie könnt ihr gute Bedingungen schaffen? Überlegt z.B., welche Kompetenzen und Kapazitäten euch noch fehlen, um den Transfer zu managen. Braucht es neue Mitarbeiter:innen oder müssen diese weitergebildet werden?

Der Transfer verändert eure Rolle und damit auch eure Organisationsstruktur. Seid euch dessen bewusst und vergesst nicht, eure Mitstreiter:innen in diesen Prozess einzubinden.

Ein Kommentar bei “Von der Theorie in die Praxis – 12 Zutaten für den gelingenden Transfer

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