Patenschaften per App dokumentieren

Im Patenschaftsprojekt Patenkinder Berlin soll die Dokumentation von Patenschaften künftig über eine Handy-App laufen. So soll die Arbeitsbelastung gesenkt, die Qualität der Patenschaften gesteigert und ein wirkungsvollerer Kinderschutz gewährleistet werden. Das Konzept steht, doch die Finanzierung stellt das Projekt vor große Herausforderungen.    

Foto: Patenkinder Berlin

Spielen, helfen, lachen, fördern: Das Patenschaftsprojekt Patenkinder Berlin vermittelt und betreut berlinweit Patenschaften für Kinder mit Fluchthintergrund oder Kinder, die einen Pflegegrad haben. Die ehrenamtlichen Pat:innen verbringen jede Woche mehrere Stunden mit ihrem Patenkind – und sollen danach die gemeinsam verbrachte Zeit dokumentieren. „Am Anfang haben wir das ganz klassisch per Telefon gemacht und relativ oft versucht anzurufen“, sagt Niusha Ramzani, Projektkoordinatorin bei Patenkinder Berlin, „doch das hat nicht so gut funktioniert.“ Das ständige Hinterhertelefonieren wurde auf Dauer für beide Seiten zu anstrengend. Eine digitale Lösung musste her. „Heute nutzen wir eine Tabelle, die wir den Pat:innen bei Google Drive zur Verfügung stellen.“ Die Fragen sind simpel: Was habt ihr gemacht? Was war besonders schön? Was war nicht so schön? In Kommentarspalten können die Mitarbeitenden von Patenkinder Berlin Notizen hinterlassen. So soll ein ständiger Austausch ermöglicht werden.

Doch auch mit dieser Lösung ist niemand so richtig zufrieden. „Viele unserer Pat:innen nutzen Google Docs nicht auf dem Handy, sondern zuhause am Computer, weil das für sie leichter ist“, sagt Ramzani. Doch zuhause fehle den Ehrenamtlichen oft die Zeit für die Einträge oder sie vergessen sie im Stress des Alltags. Eine weitere Hürde: Die Tabellen sind wenig benutzerfreundlich. „Gerade Pat:innen, die schon länger dabei sind, müssen in der Tabelle weit runterscrollen“, so die Projektkoordinatorin. Das kostet Zeit und Nerven. „Aber bis jetzt war diese Lösung, die einzige, die wir ohne Geld und technische Expertise umsetzen konnten.“ Es war Zeit für neue Ideen. „Mensch, dachten wir, wie toll wäre es, wenn wir eine eigene App hätten“, erinnert sich Ramzani, „aber wir hatten keine Ahnung, wie das gehen soll.“

Sprungbrett zum digitalen Ziel

Auf der Suche nach Expert:innen, die helfen können, bewarb sich das Team der Patenkinder Berlin für das SPRUNGBRETT-Programm – der Zukunftswerkstatt für Patenschafts- und Mentoringorganisationen von openTransfer Patenschaften. Dort unterstützen Coaches ausgewählte Organisationen acht Wochen lang auf dem Weg zu ihrem digitalen Ziel. „Wir hatten Glück und wurden ausgewählt“, sagt Niusha Ramzani. Ein Wendepunkt. „Mit unserem Coach haben wir das Projekt reflektiert und uns die Zielgruppe nochmal genau angeschaut. Das hat uns wirklich geholfen, unsere Idee zu konkretisieren“, sagt Ramzani. „Nachdem wir alle Bedürfnisse, Probleme und Limitationen berücksichtigt hatten, sind wir wieder bei unserer Ursprungsidee, der App, angekommen.“ Und die Arbeit begann.

„Die App soll vor allem ein Kommunikationsmittel zwischen uns und den Ehrenamtlichen sein“, sagt Niusha Ramzani. Momentan betreut die Organisation um die 50 Tandems – Tendenz steigend. „Je mehr das Projekt wächst, desto schwieriger wird es, alles im Kopf zu behalten. Aber wir wollen nicht nur Patenschaften vermitteln, sondern auch ganz nah an den Tandems dranbleiben.“ Unzählige Fragen standen im Raum: Wie soll die App aussehen? Was soll sie können? „Unser Coach hat bei unseren Online-Treffen visuelle Tools eingesetzt, die sehr inspirierend waren.“ So entwickelte das Team die konkreten Ideen zur App mithilfe von Design Thinking, die Vorschläge sammelte und visualisierte es auf einem Miro Board. „Das war wirklich ein langer Prozess des Eliminierens und Hinzufügens von Funktionen“, sagt Ramzani. Aber am Ende gab es eine Liste von Anforderungen, einen konkreten Plan.

Foto: Patenkinder Berlin

Schnellerer Austausch, mehr Qualität

Die künftige Funktionsweise der App ist simpel: Jede Patin oder Pate bekommt einen personalisierten Zugang. Die Hauptfunktion ist der Eintrag für das jeweilige Treffen mit dem Kind. „Die Pat:innen können dort auch Fotos hochladen oder Fragen stellen.“ Die Administratoren sehen die neuesten Einträge sofort und können sie direkt kommentieren. Auch ein paar Zusatzfunktionen soll es geben, wie beispielsweise einen Terminkalender, in denen Fortbildungen und Freizeitangebote, die die Organisation anbietet, eingetragen werden. Ein weiterer Vorteil der App: Die komplette Datenbank der Patenkinder Berlin – sämtliche Ordner und Excel-Tabellen – würde direkt mit digitalisiert werden. „So könnten wir unsere Arbeit deutlich effizienter gestalten und hätten auch einen besseren Überblick über unsere Daten“, sagt Niusha Ramzani.

Das Konzept steht, damit ist ein wichtiger Schritt bereits getan. „Zusammen mit unserem Coach hatten wir schon einen großen Teil der Arbeit erledigt, die wir sonst zusammen mit einer Agentur hätten machen müssen.“ Ein Glücksfall für das Projekt. Zumal es über ihren Coach auch einen Entwickler kennenlernte, der im NGO-Bereich tätig ist. „Er hat uns einen guten, sozialen Preis für den Aufbau der App gemacht.“ Anders als die Agenturen, mit denen das Projekt vorher im Kontakt stand und die teils horrende Summen verlangt haben. Trotzdem fehlt nach wie vor das Geld für die Entwicklung der App. „Wir haben uns bei der Stiftung Deutsches Hilfswerk für eine Finanzierung beworben und warten derzeit noch auf eine Antwort“, sagt die Projektkoordinatorin. Sollte der Förderantrag bewilligt werden, könnte die App bis Anfang des nächsten Jahres fertig sein.  

Eine App für alle

Von der App würde nicht nur Patenkinder Berlin profitieren. Als Open Source Tool will die Organisation die App mit anderen Projekten aus ihrem Netzwerk teilen. „Kostenlos, weil sie – wenn es mit der Förderung klappt – von Steuergeldern entwickelt wird. Wir finden, dass sie dann auch uns allen gehört“, sagt die Projektkoordinatorin. Selbstverständlich ist das nicht, das weiß Niusha Ramzani aus eigener Erfahrung.

Sollte das Deutsche Hilfswerk die Förderung ablehnen, gibt es bereits einen Plan B. „Wir haben Spendengelder gesammelt“, sagt die Projektkoordinatorin, „und auch unser Träger Familien für Kinder – will uns finanziell ein bisschen unterstützen.“ Das Geld würde allerdings maximal für eine App reichen, die die Mindestanforderungen erfüllt. „Wir würden trotzdem erstmal anfangen und dann versuchen, noch mehr Spendengelder zu sammeln.“ Extrafunktionen müssten nach und nach hinzugefügt werden. Auch die Hoffnung auf Sponsor:innen oder Kooperationspartner:innen hat das Projekt noch nicht aufgegeben. „Falls es irgendwo eine Person, Firma oder Institution gibt, die uns unterstützen möchte, dann freuen wir uns sehr“, sagt Niusha Ramzani, „und nicht nur wir, sondern auch die anderen Projekte, die diese App in Zukunft nutzen könnten.“ 

Artikel: Kristin Kasten

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