Tipps und Tools – Der Qualitätswerkzeugkoffer

Um die Qualität Ihres Projekts bei der Verbreitung zu sichern, können Sie verschiedene Werkzeuge verwenden. Mit Zertifizierungen, Audits und Benchmarking stellen Sie sicher, dass bestimmte Anforderungen eingehalten werden, die für die erfolgreiche Umsetzung des Projekts notwendig sind. Indem Sie diese Standards anwenden, beweisen Sie als Projektgeber die Qualitätsausrichtung Ihres Projekts.

 

Zertifizierung

Zertifikate oder Gütesiegel sind ein Zeugnis dafür, dass eine Organisation bestimmte Standards erfüllt. Sie gelten meist als eine Art Auszeichnung. Um das Projekt erfolgreich zu übertragen, sollten Sie zunächst die Ziele festlegen und klären, wie diese sich messen lassen. Darüber hinaus sollten Sie analysieren, welche Routinen und Prozesse in Ihrer Organisation ablaufen, um diese Ziele zu erreichen. In der Regel besitzen Sie dieses Wissen bereits. Schließlich ist eine Voraussetzung für die Übertragung eines Projekts, dass es erfolgreich läuft. Um es zertifizieren zu lassen, kommt es nun darauf an, diese Abläufe systematisiert und objektiv zu formulieren und damit nachvollziehbar zu beschreiben.

Das Ergebnis der Zertifizierung ist ein Zertifikat, mit dem Sie nachweisen, dass das Projekt die Standards erfüllt. Bei einem zertifizierten Projekt kann der Projektnehmer davon ausgehen, dass die Qualität stimmt und das Projekt auch bei ihm, angepasst an die lokalen Gegebenheiten, gelingen wird. Zertifikate und Gütesiegel vergeben externe Zertifizierungsstellen für einen festgelegten Zeitraum. Um die Qualität Ihres Projekts nachzuweisen, können Sie sich an jede akkreditierte Zertifizierungsgesellschaft wenden. Allerdings ist die Zertifizierung mit Kosten für die Akkreditierung und mit einigem bürokratischen Aufwand verbunden, der vielleicht nicht bei allen Beteiligten für Begeisterung sorgen wird. Alles in allem überwiegen aber die positiven Effekte für die Qualitätssicherung. Darüber hinaus schafft ein Zertifikat Vertrauen in Ihre Arbeit und verbessert das Ansehen Ihrer Organisation nach außen.

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Audit

Während das Zertifikat als Ergebnis einer Zertifizierung für einen festgelegten Zeitraum vergeben wird, spiegelt das regelmäßige, meist jährliche Audit den aktuellen Qualitätsstand des Projekts wider. Dabei muss der prüfende Auditor nicht notwendigerweise eine externe Person sein, sondern kann auch der Projektgeber selbst sein.

Das Audit fragt danach, ob vorher festgelegte Anforderungen erfüllt wurden. Aus dem Ergebnis lassen sich Verbesserungen ableiten, zum Beispiel können Sie Informationsdefizite, Doppelarbeit oder überflüssige Arbeiten erkennen. Danach passen Sie das Projekt gegebenenfalls an oder verteilen bestimmte Aufgaben zwischen Projektgeber und Projektnehmer neu.

Wichtig ist, das Audit systematisch zu organisieren und die Ergebnisse schriftlich zu dokumentieren. Bei dem Transfer eines Projekts können Sie prüfen, inwieweit festgelegte Projektziele bereits erreicht wurden. Sind bestimmte Anforderungen nicht erfüllt, ist es mitunter notwendig, die Projektziele anzupassen.

Als auditierender Projektgeber ist es ratsam, bei den Projektnehmern und ihren Mitarbeitern für das Verfahren zu werben und zu verdeutlichen, dass Sie nicht die Mitarbeiter beziehungsweise die Qualität ihrer Arbeit prüfen wollen, sondern dass allein die Qualität Ihres Projekts auf dem Prüfstand steht. Natürlich können Sie auch hier externe Organisationen mit dem Audit beauftragen. Einerseits hat das den Vorteil, dass deren Kriterien standardisiert sind, andererseits stärkt eine Unabhängigkeit vom Projektgeber das Vertrauen der Projektnehmer in das Audit.

 

Benchmarking

Benchmarking vergleicht systematisch Prozesse anhand vorher festgelegter Maßstäbe von einander ähnlichen Organisationen beziehungsweise von einzelnen Teilorganisationen. Ziel ist es, mithilfe der gewonnenen Ergebnisse das Projekt zu verbessern. Eine besondere Herausforderung besteht darin, geeignete Vergleichspartner zu finden. Bei dem Transfer eines Projekts sind dafür die Voraussetzungen gut, da alle projektnehmenden Organisationen sich dem gleichen Projekt widmen.

Mit relativ geringem Aufwand kann das Benchmarking den Blick der Projektnehmer über den eigenen Tellerrand hinaus fördern. So können Sie Best Practices ausfindig machen und außerdem den fachlichen Diskurs vorantreiben. Herausragende Beispiele können im Rahmen des Benchmarkings als Vorbild für andere dienen.

Um ein Benchmarking an den Start zu bringen, sollten Sie zunächst den Bereich bestimmen, den Sie vergleichen wollen. Legen Sie fest, wie Sie die Qualität der Leistung ermitteln wollen und erarbeiten Sie ein System zur Datenerhebung. Stellen Sie dafür ein Benchmarking-Team aus den verschiedenen Partnerorganisationen zusammen, das am Ende auch die erhobenen Daten aus- und bewertet. Finden Sie Projektnehmer, die sich am Benchmarking beteiligen wollen. Am Ende zeigt ein Ranking, welche Projektnehmer das Projekt besonders vorbildlich umsetzen.

Mit einem solchen Soll-Ist-Abgleich können Sie sichergehen, den eigenen und fremden Qualitätsansprüchen zu entsprechen. Die Ergebnisse sollten Sie verwenden, um gemeinsam oder einzeln vor Ort Verbesserungsvorschläge auszuarbeiten. Wichtig ist es, einen Konkurrenzkampf zwischen den Projektnehmern zu vermeiden. Zu einem wirkungsvollen gemeinsamen Lernen kommt es nur bei einem offenen Umgang zwischen den Partnern des Benchmarkings.

 

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