Nonprofits und IT

Ben Brich von Humanitarian Logistics Organisation e.V. auf dem openTransfer CAMP #Digitalisierung am 20. April 2018 in Stuttgart

Für viele gemeinnützige Organisationen sind digitale Instrumente noch eine Herausforderung. Dabei könnten so viele administrative Prozesse vereinfacht werden. Daher möchte die Humanitarian Logistics Organisation eine Open Source Management Software für deutsche Non-Profits entwickeln, die genau das tut.

Humanitarian Logistics Organisation unterstützt eigentlich den gemeinnützigen Sektor bei der Durchführung und Optimierung von logistischen Herausforderungen auf der ganzen Welt. Für den Hamburger Verein war von Anfang an wichtig, die eigenen administrativen Abläufe möglichst einfach zu halten. Ihre Erfahrungen möchte sie teilen und entwickeln aktuell eine Open Source Management-Software für deutsche Non-Profits. Diese Software soll eine möglichst umfassende IT-Lösung bieten. Daher sammelten die Teilnehmenden Herausforderungen und Lösungen, die sie sich wünschen.

Ein junger Mann steht neben einer Metaplanwand, vor ihm sitzt eine Gruppe Menschen.

Fehlendes Wissen und Parallelstrukturen

Eine Herausforderung, so Brich, sei die fehlende Kenntnis, welche Instrumente es schon gibt. Aufgrund dessen entstünden oft Parallelstrukturen, zum Beispiel im Bereich Ehrenamtsmanagement. Hier müsse es neben den richtigen Tools auch mehr Transparenz geben ebenso wie die Offenheit, etwas Neues auszuprobieren. Denn gerade auf Führungsebene hätten viele Angst, die Kontrolle aus der Hand zu geben und digitale Strukturen zu nutzen. Ein Teilnehmer meinte, man müsse die Führungskräfte langsam an die neuen Möglichkeiten heranführen, in einer Sprache, die auch ältere Vorstände verstünden. Die neue Datenschutzverordnung verstärkte diese Sorgen noch. Viele kleinere Vereine seien verunsichert, ob es noch ratsam sei, offene und kostenfreie Software zu nutzen. Aus Angst, dass ihre Daten dann nicht mehr sicher sind, nutzten sie lieber keine digitalen Tools. Hier liege die Verantwortung vor allem bei den großen Verbänden, wie die Sportverbände, die experimentieren und dann umzusetzen sollten.

Eine weitere Herausforderung sahen die Teilnehmenden darin, dass digitale Instrumente Menschen auch ausschließen könnten. Nicht jeder sei zum Beispiel auf sozialen Medien unterwegs und manche bevorzugten noch immer Briefe. Im Allgemeinen sei die Kommunikation nach außen und innen eine Herausforderung. Helfen können hier ein Constituent Relation Management Tool, eine Software, die Organisationen hilft, ihre Kontakte zu verwalten.

Kostenfrei oder selbstentwickelt?

Hat man sich dafür entschieden, digitale Tools zu nutzen, etwa für die Datenablage, Kontaktpflege oder das Ehrenamtsmanagement, stelle sich, so Brich, die Frage, ob man kostenlose Angebote nutzt oder in die Entwicklung von einer Software investiert. Es gebe jede Menge Cloud-basierter Lösungen, die den Vorteil hätten, dass sie sofort nutzbar – und zwar von überall – und in der Regel auch recht nutzerfreundlich seien. Dies sei bei den vielen Open-Source-Lösungen nicht der Fall. Es gebe auch jetzt schon Open-Source-Tools, die aber von der Usability einfach besser werden müssten. Nextcloud und OwnCloud seien empfehlenswert. Allerdings müsse man sich im Klaren sein, dass die Daten nicht bei einem selber liegen und es auch nicht immer möglich ist, diese zu sichern. Gehe der Anbieter Pleite, verlöre man im schlimmsten Falle alle seine Daten. Es lohne sich also ggf. doch, langfristig zu planen und eventuell auch ein bisschen Geld in die Hand zu nehmen.

Wissensaustausch digital gestalten

Ein weiterer Punkt in der Diskussion war der Austausch zwischen Organisationen und die Frage, ob und wie man diesen durch Online-Tools verbessern könne. So wünschten sich die Teilnehmenden zum Beispiel eine Plattform, auf dem Webinare oder ähnliches von verschiedenen Organisationen gesammelt seien. Weshalb sollte man sich nochmal mit Themen beschäftigen, zu denen es schon ausreichend Informationen gibt? Hierbei spiele auch die Kostenfrage eine große Rolle. Würden sich mehrere Organisationen zusammentun, um eine Plattform zu entwickeln, könnten sie sehr viel Geld sparen. Tatsächlich bräuchten viele Non-Profits die gleichen Tools, sodass es kein großer Aufwand wäre, gemeinsam an einem solchen Projekt zu arbeiten.

Bedarfe für digitale Tools

Zum Ende der Session wurden noch weitere Bedarfe gesammelt, die ein digitales Tool abdecken sollte. Hierzu gehörten Archivierung und Sicherung bzw. Back-up von Daten sowie Suchmaschinenoptimierung ebenso wie Buchhaltung, Spenden-, Mitglieder-, Patenschaftsverwaltung und Zeitmanagement. Auch ein Netzwerk für Non-Profits war gewünscht.

Foto: © Henning Schacht

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