So nutzen Sie Pro-bono-Dienstleistungen optimal

Programmierer, Marketingfachleute, Steuerberater, … – immer mehr Fach- und Führungskräfte engagieren sich unentgeltlich für Non-Profit-Organisationen. „Pro bono“ nennt sich diese Art des ehrenamtlichen Einsatzes, bei dem einige Hinweise unbedingt beherzigt werden sollten.

Claudia und Armin

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Die Mär von „100 Prozent der Spenden kommen an“

Eine gemeinnützige Organisation zu führen, war noch nie einfach. Aber angesichts von Herausforderungen wie schrumpfende staatliche Budgets, demografischer Wandel und Globalisierung werden die Organisationen des sozialen Sektors mehr gebraucht denn je zuvor. Gleichzeitig wird das Verwalten einer Organisation immer komplexer. Moderne Organisationen arbeiten online und offline. Sie bewältigen Berge von Vorschriften und erfüllen eine breite Palette von Erwartungen. All das müssen sie schaffen, ohne dass sie dafür finanziell unterstützt werden: Denn jeder gespendete Euro soll nach Möglichkeit in die Finanzierung von Projekten fließen. Ein Weg, Ihre Organisation zu stärken, ist pro bono.

pro bono

Pro bono publico ist lateinisch und bedeutet „für das Gemeinwohl“. Es meint den ehrenamtlichen Einsatz von Fach- und Führungskräften, die ihre Kompetenzen – aus Beruf, Aus- und Weiterbildung – zeitlich begrenzt in die Entwicklung einer gemeinnützigen Organisation einbringen. Wir von Proboneo bezeichnen Menschen, die sich pro bono engagieren als Probonisten. Pro-bono-Dienstleistungen erfolgen auf Eigeninitiative von Privatpersonen oder organisiert durch Unternehmen. Pro bono grenzt sich von klassischem Ehrenamt durch den Einsatz beruflicher Fähigkeiten ab.

Beispiele für Pro-bono-Dienstleistungen sind:

o Ein Grafikdesigner erstellt eine Webseite umsonst.

o Ein Steuerberater prüft unentgeltlich die Abrechnungen.

o Ein Anwalt gibt ohne Honorar Rechtsberatung.

o Eine externe Beraterin moderiert kostenlos einen Strategieprozess.

Im Projekttransfer können Sie pro bono hervorragend einsetzen. Eine Strategieberatung kann Ihnen beim Schreiben eines Wirkungs- und Businessplans helfen oder Sie bei der Wettbewerbsanalyse, der Erhebung von Zahlen und Fakten und der Berechnung Ihres Geschäftsmodells unterstützen. Juristen können Ihnen bei der Gestaltung Ihrer Franchiseverträge zur Hand gehen. Und damit Ihre Zielgruppe überhaupt von Ihnen erfährt, brauchen Sie Marketingunterstützung. Neben diesen naheliegenden Pro-bono-Projekten können Sie vielleicht auch Beratung bei der Prozessgestaltung oder Ihrer Büroorganisation brauchen.

Fünf Prinzipien für erfolgreiches pro bono

Schon heute bringen engagierte Menschen in ganz Deutschland ihr Fachwissen im Ehrenamt ein. Doch in einigen Fällen sind solche Pro-bono-Projekte trotz guter Absicht nicht erfolgreich. Damit Sie pro bono strategisch als Ressource einsetzen können, sollten Sie folgende Prinzipien beachten:

1. Bestimmen Sie möglichst genau Ihren Bedarf.

Pro-bono-Dienstleistungen sollten nur dann eingesetzt werden, wenn sie einen wichtigen Bedarf decken.

2. Finden Sie die richtigen Menschen für den richtigen Job.

Nur die richtigen Fachkräfte, die die Fähigkeiten mitbringen, die den konkreten Bedarf adressieren, führen ein Pro-bono-Projekt zum Erfolg.

3. Beachten Sie die Zeitabläufe

Wählen Sie das Projekt mit Bedacht. Auch kleine Aufgaben können länger dauern, als erwartet. Pro bono hilft selten bei sehr dringenden Projekten, die schnell abgeschlossen werden müssen.

4. Verhalten Sie sich wie ein zahlender Kunde.

Wenn Sie wollen, dass die Pro-bono-Dienstleistung den gleichen Standard erfüllt wie eine eingekaufte Dienstleistung, dann verhalten Sie sich wie ein zahlender Kunde. So können Sie den aktuellen Stand einfordern, ein konstruktives Feedback geben und sich auf den Probonisten verlassen.

5. Öffnen Sie sich für die Sicht anderer.

Ein Pro-bono-Projekt ist eine Partnerschaft: Sie bieten Wissen über Ihre Organisation und Ihr Feld an, während der Probonist seine Kompetenzen einbringt.

 

In drei Schritten zur wirkungsvollen Pro-bono-Dienstleistung

1 l Die Analyse

Am Anfang steht die individuelle Bedarfsanalyse Ihrer Organisation und die Planung von Lösungsschritten, die mithilfe von ehrenamtlichen Fachkräften umgesetzt werden. Am Ende der Diagnose sollten Sie genau wissen, was Sie brauchen, wie die Ergebnisse aussehen sollen und wie Sie sicherstellen, dass diese auch umgesetzt werden. Wie beim Arztbesuch, steht die Diagnose vor der Behandlung. Genau darum geht es in diesem Schritt. Je genauer und besser die Diagnose, umso wirkungsvoller die verschriebene Medizin und die Behandlung. Es gibt vier Kriterien, die zu beachten sind:

Umfang des Projekts

Planen Sie den Umfang des Projekts nüchtern und fragen Sie sich, ob es tatsächlich pro bono abgedeckt werden kann.

Dringlichkeit

Seien Sie realistisch. Ist das Vorhaben zu dringend oder noch fern am Horizont, eignet es sich nicht für Pro-bono-Dienstleistungen.

Benötigtes Wissen

Welches Wissen benötigt der Experte über Ihre Organisation, den Tätigkeitsbereich und die Zielgruppe Ihres Engagements? Würde der Aufwand einer entsprechenden Schulung des Probonisten das erwartete Ergebnis des Projekts deutlich verbessern?

Interne Voraussetzungen

Sind alle betroffenen Mitglieder Ihrer Organisation offen für das (ehrenamtliche) Projekt und haben sie die Zeit, dieses Projekt zu begleiten sowie die Ergebnisse im Anschluss auch umzusetzen?

Nutzen Sie das Proboneo-Arbeitsblatt 1 für diesen ersten Schritt.

Claudia Leißner

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2 l Die Suche nach Ressourcen

Nun geht es darum, die richtigen Ressourcen für den individuellen Bedarf Ihrer Organisation zu finden. Hier einige Tipps

o Fassen Sie die Kompetenzen und Fähigkeiten, die Sie brauchen, in einer Pro-bono-Ausschreibung zusammen.

o Nutzen Sie soziale Netzwerke, vor allem LinkedIn und XING, um aktiv nach den benötigten Kompetenzen und Fähigkeiten in Ihrem Freundes- und Bekanntenkreis zu suchen.

o Binden Sie das Unterstützernetzwerk Ihrer Organisation bei der Suche nach den richtigen Fach- und Führungskräften für das Pro-bono-Projekt ein.

o Arbeiten Sie mit einer Pro-bono-Vermittlungsagentur wie Proboneo oder Start Social zusammen.

o Fragen Sie bei Unternehmen nach, ob sie Dienstleistungen auch pro bono zur Verfügung stellen würden.

o Vergessen Sie nicht, dass Sie Fach- und Führungskräften die Möglichkeit geben, ihr Wissen in einem neuen Kontext anzuwenden und zu lernen.

Nutzen Sie das Proboneo-Arbeitsblatt 2 für den zweiten Schritt.

3 l Das Projektmanagement

Nachdem Sie nun den genauen Bedarf Ihrer Organisation ermittelt, einen Lösungsansatz definiert und die richtigen Fach- und Führungskräfte zur Durchführung gefunden haben, muss das eigentliche Pro-bono-Projekt koordiniert werden. Genau wie bei der Umsetzung Ihrer Programme sind folgende Schritte sinnvoll:

Vorbereitung

o Vertrauensverhältnis aufbauen

o Zeitplan und Ressourcen überprüfen

o Notwendige Materialien vorbereiten

Auftakt

o Zusammentreffen von allen Mitarbeitern und den Probonisten

o Arbeitsplan definieren und miteinander abstimmen

o Ziele und erwartete Wirkung überprüfen

Fragen und Antworten

o Die Probonisten sammeln Eindrücke bei den relevanten Anspruchsgruppen

o Die Probonisten gewinnen notwendige Informationen und einen Überblick durch Interviews, Arbeitstreffen, Sichtung von Materialien und Analysen

Entwurf

o Die Probonisten erstellen einen ersten Entwurf

o Der Ansprechpartner der Verantwortlichen gibt Rückmeldung

o Die Probonisten nehmen Verbesserungsvorschläge auf

Umsetzung

o Die Probonisten präsentieren den finalen Entwurf

o Die Probonisten setzen den Entwurf selbst oder mit Mitarbeitern um oder geben den Organisationsmitgliedern eine Einführung oder Trainings

Evaluation und Abschluss

o Die Organisationsmitglieder und die Probonisten feiern den Abschluss

o Prozess und Ergebnis werden evaluiert

Damit Ihr Pro-bono-Projekt gelingt, müssen Sie bereit sein, Zeit zu investieren. Zudem können Sie in einem solchen Projekt gar nicht zu viel kommunizieren – weder mit den Probonisten noch mit den Mitarbeitern Ihrer Organisation. Gut ist es auch, wenn Sie einen Ort für die Probonisten schaffen, an dem sich diese treffen können. Außerdem sollte das Engagement mit einer feierlichen Veranstaltung beendet werden. Erfolgreich ist ein Pro-bono-Projekt erst, wenn sowohl das Ergebnis des Engagements als auch die Zufriedenheit der beteiligten Akteure stimmt.

Das Sozialunternehmen Proboneo stattet gesellschaftliche Anliegen mit den gleichen hochwertigen und professionellen Ressourcen für Strategieentwicklung, Marketing, Technologie oder Personal wie gewinnorientierte Unternehmen aus. Dies wird möglich durch Fach- und Führungskräften, die sich zielgerichtet und zeitlich befristet mit ihren Kernkompetenzen pro bono engagieren.

Text: Claudia Leißner und Armin Pialek

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