QualitätsMENTOR – Das Daten-Tool für qualitätssichere Patenschaftsprojekte

Seit Beginn des Jahres befinden wir uns gemeinsam mit der BürgerStiftung Hamburg und vier Hamburger Patenschafts- und Mentoringorganisationen auf einer gemeinsamen Reise – einer Entwicklungsreise. Zusammen entwickeln wir innerhalb eines kollaborativen Prozesses den “QualitätsMENTOR”. In diesem Artikel möchten wir euch einen Einblick ermöglichen und euch mit auf die Entwicklungsreise nehmen.

Was ist der QualitätsMENTOR?

Patenschafts- und Mentoringorganisationen – insbesondere kleine oder mittelgroße Organisationen – stehen oftmals vor der Herausforderung, trotz geringer zur Verfügung stehender Ressourcen qualitätssicher zu arbeiten. Hinzu kommt ein Kompetenz- und Wissensverlust aufgrund hoher Fluktuation und der unterschiedlichen Zusammenstellung des Teams von Haupt- und Ehrenamtlichen. Dies mündet häufig in einer Vielzahl unterschiedlicher Excel-Tabellen oder Ordner, was eine gute Dokumentation von Kontaktdaten und Schlüsselmomenten der Patenschaftsbeziehungen erschwert.

An dieser Stelle setzt der QualitätsMENTOR an. Mithilfe eines webbasierten Daten-Tools soll es Koordinator:innen ermöglicht werden, alle wichtigen Daten und Momente der Patenschaftsbeziehungen an einem zentralen Ort und personenunabhängig festzuhalten. Ergänzt wird die Anwendung durch grundlegende Projektmanagement-Funktionen, sodass beispielsweise zu festgelegten Zeiten Erinnerungen für Gespräche erfolgen und diese direkt innerhalb des Tools dokumentiert werden können.

Dieses Kontaktmanagement-Tool soll den spezifischen Anforderungen und Bedarfen der Zielgruppe gerecht werden. Damit dies gelingt, haben wir für die Entwicklungsreise vier Hamburger Patenschafts- und Mentoringprojekte mit an Board genommen.

Leinen Los – Der Auftaktworkshop 

Im Mai trafen wir uns zum gemeinsamen Auftakt, lernten uns kennen und stiegen gemeinsam in das Thema des Qualitätsmanagements ein. Hierzu hatten wir mit Dr. Andrea Berg eine Expertin zu Gast. 

Mithilfe der Bausteine des Qualitätsmanagements für Patenschafts- und Mentoringorganisationen, gab Andrea Berg handlungsorientierte Ratschläge für die unterschiedlichen Zeitpunkte der Patenschaftsbeziehungen und weitete nochmals den Blick für die Thematik. 

Für den Praxisbezug hatten wir Lucy von Hofmann von den SchülerPaten Hamburg, digital aus ihrem Auslandssemester in Oslo, zu Gast. Die SchülerPaten haben bereits eine vergleichbare Anwendung entwickelt und nutzen diese an ihren bundesweit verteilten Standorten. Durch diesen Schulterblick wurde das Ziel des QualitätsMENTORs für die Teilnehmenden visuell vorstellbar und wir erhielten gute Impulse für die Umsetzung und Einführung neuer digitaler Tools.

Aufbauend auf diesem Einstieg nahmen die teilnehmenden Organisationen ihren eigenen Patenschafts- und Mentoringprozess unter die Lupe. Sie orientierten sich hierzu an den zuvor beleuchteten Qualitätsbausteinen und analysierten den unterschiedlichen Grad bestehender digitaler Prozesse in ihren eigenen Projekten. Im Anschluss erarbeiteten sie Anpassungsbedarfe und machten Vorschläge für eine bessere Gestaltung. Wir sammelten fleißig alle Rückmeldungen, Bedarfe und Vorstellungen der Teilnehmenden, denn im nächsten Schritt stand für uns die Ausgestaltung der Ausschreibung für die Entwickler:innen des QualitätsMENTORs an.

Eindrücke des ersten Workshops findet ihr auch in unserem Instagram Reel

Ein Sturm kommt auf – Die Suche nach Entwickler:innen

Nach unserem analogen Auftakt ging es mit den Vorstellungen und Anforderungen der Fokusgruppe zurück an die unterschiedlichen Schreibtische. Im Mittelpunkt stand die Erarbeitung der Ausschreibung für ein passendes Programmierer:innen-Team. Dabei trafen die detailorientierte und analog ausgerichteten Vorgaben eines öffentlichen Vergabeverfahrens mit dem effizienten und digitalen Habitus von Softwareentwickler:innen aufeinander. Mit langem Atem und umfangreicher Netzwerkarbeit konnte schlussendlich ein äußerst passender Partner für die Umsetzung gefunden werden.

Das Team von “Aam Digital” – aam bedeutet auf Hindi allgemein oder öffentlich – entwickelt bereits seit 2015 eine Open Source Casemanagement Lösung für den sozialen Sektor. Das Team wurde über unser Schwesterprojekt, den Digital Social Summit, auf unsere Ausschreibung aufmerksam. 

Sicher Reisen – auch im digitalen Raum: das Thema Datenschutz

Ein Thema, welches selbstredend bei den personenbezogenen und sensiblen Daten von Patenschafts- und Mentoringorganisationen aufkam, war der Datenschutz. Da dies für uns ebenfalls von höchster Priorität ist, luden wir mit der Rechtsanwältin Dr. Diane Ettig und Hendrik vom Lehn von der Stiftung Datenschutz geballtes Expter:innen-Wissen ein.

Besonders hilfreich fanden wir den Generator für Datenschutzhinweise der Stiftung Datenschutz. Der Generator ist eine Hilfestellung, um individualisierte Datenschutzhinweise gemäß Art. 13 DSGVO für die Vereinswebsite zu erstellen.

Neben dem Thema Datenschutz entwickelten die Teilnehmenden während des zweiten Workshops einen visuellen Prototyp.

Nachdem die jeweiligen Patenschaftsprozesse der Fokusgruppenteilnehmenden anhand der Qualitätsbausteine analysiert wurden und darauf aufbauend Vorstellungen und Bedarfe im ersten Workshop bestimmt wurden, lag der Fokus im zweiten Workshop auf der Nutzer:innenoberfläche der Anwendung. Hierzu skizzierten die Teilnehmenden die unterschiedlichen Ansichten des Tools und kreierten somit detaillierte Vorstellungen der Anwendung. 

Eindrücke des zweiten Workshops findet ihr auch in unserem Instagram Reel

Auf Kurs gen Digital-Land

Nach zwei intensiven Workshops, aufbereiteten Bedarfen der Fokusgruppe und einem starken Entwicklerteam an der Seite steht der Wind gut und wir starten in die technische Umsetzung des Tools. Beginnend mit einer Prototypen-Testphase, geplanten Iterationen und Anpassungsschleifen steuern wir zum Ende des Jahres auf eine funktionale Version 0.1 zu. Wir halten euch mit weiteren Reiseberichten auf dem Laufenden.

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“Landungsbrücken – Patenschaften in Hamburg stärken” ist ein Projekt der BürgerStiftung Hamburg in Kooperation mit dem Mentor.Ring Hamburg. Mit einer Mischung aus Vernetzungsangeboten, Qualifizierungsmaßnahmen und finanzieller Förderung stärkt das Projekt die Hamburger Szene der Patenschaftsprojekte seit der Gründung im Jahr 2016.

Die Stiftung Bürgermut fördert seit 2007 den digitalen und realen Erfahrungsaustausch und die Vernetzung von engagierten Bürger:innen. Innerhalb des Bundesprogramms „Menschen stärken Menschen” bietet die Stiftung im Rahmen ihres Programms openTransfer #Patenschaften Unterstützungsleistungen zur Vernetzung, Verbreitung und Qualifizierung von Patenschafts- und Mentoringorganisationen bundesweit.

Die Kooperationspartnerinnen und das Projekt sind Teil des Bundesprogramms „Menschen stärken Menschen“.