Projektmanagement sozial
Michael Wunsch, Bundesarbeitsgemeinschaft Integrationsfirmen, beim openTransfer Camp am 13. Oktober 2013 in München
Wie kann Projektmanagement (PM) im sozialen Sektor umgesetzt werden? Die Teilnehmer der Session waren aufgefordert, die Fragen gemeinsam mit dem Impulsgeber zu diskutieren.
In einem offenen Brainstorming mit den Teilnehmern wurde über die Bestandteile von Projektmanagement gesprochen: Projekte sind etwas abgeschlossenes, in gewisser Weise auch etwas „einmaliges“ und erfordern ein Konzept. Als Definition wurde vom Sessiongeber die ISO 69901 vorgeschlagen: „Ein Projekt ist im Wesentlichen durch die Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet“.
Mit welcher Organisation werden Projekte umgesetzt? Gibt es eine Struktur dahinter?
Die Sessionteilnehmer sammelten unterschiedliche Konstellationen, in denen die eigene Organisation Projekte umsetzt. So kann man ganz offiziell als Projektmanager in Stiftungen angestellt sein, ein Kernteam mit Mitarbeitern haben, die sich speziell mit Projektmanagement beschäftigten, oder als Team bzw. Bereiche speziell Projekte umsetzen. Wichtig ist hierbei im sozialen Sektor, dass man es mit Ehrenamtlichen und Hauptamtlichen zu tun hat. Auch werden verschiedene Projektmanagement-Tools eingesetzt, darunter der Projektstrukturplan, Netzplan oder auch die Stakeholder-Analyse.
Welche Vorteile bietet Projektmanagement?
Die Sessionteilnehmer waren sich einig, dass PM ein wichtiger Ansatz ist, um Projekte besser zu steuern und Aufgaben im Team zu verteilen. Ebenfalls sind Dokumentation und Wissensmanagement wichtige und vor allem nachhaltige Bestandteile des PM, die vor allem auch für soziale Organisationen Bedeutung haben. Zielführende Fragen können hierbei sein, ob es für die Dokumentation in der eigenen Organisation bestimmte Vorgaben oder eine bestimmte Struktur gibt und ob die Dokumentation zu einem späteren Zeitpunkt wieder ausgepackt und verwendet wird.
Anschließend wurden in der Session gemeinsam Unterschiede zwischen Projektmanagement in der freien Wirtschaft und im sozialen Sektor gesammelt. Als Unterschiede wurde das ehrenamtliche Engagement bzw. die ehrenamtliche Arbeit genannt. Als weiterer Unterschied wurden die personellen und finanziellen Hindernisse aufgeführt, die sich gerade im sozialen Sektor oft in den Weg stellen. Auch ist die Motivation im sozialen Bereich eine andere, denn hier ist ein großer Veränderungswille spürbar, der eine nachhaltige Wirkung erzielen soll. Methoden und Tools sind auch zum Teil unterschiedlich, der Projekttransfer steht im sozialen Sektor stärker im Vordergrund. Erklärt wurde vom Sessiongeber noch das „magische Dreieck“ des Projektmanagement mit den Koordinaten Zeit, Kosten und Leistung.
Diskussion
Eine Teilnehmerin brachte die Frage ein, ob nicht die gängigen Projektmanagement-Routinen aus der Wirtschaft einfach auf den sozialen Sektor angewendet werden könnten. Die anderen Teilnehmer antworteten darauf, dass das prinzipiell möglich ist, oft fehlen den Organisationen jedoch Strukturen, Ressourcen, Zeit und Geld. Im sozialen Sektor gibt es zudem Methoden und Tools, die es in der Wirtschaft in dieser Form nicht gibt, z.B. den SRS (Social Reporting Standard) oder die Input-Output-Analyse aus der Entwicklungszusammenarbeit.
Ein anderer Teilnehmer brachte den Gedanken ein, dass die Größe einer Organisation maßgeblich darüber entscheidet, ob in der Organisation Projektmanagement zur Anwendung kommt und in welchem Umfang. Danach müssten sich dann die konkreten Maßnahmen und Tools richten.
Auf die Frage, wie Projekttransfer angestoßen werden kann, wies ein Teilnehmer auf die Prozesse und Standards aus der Industrie hin, die auf den sozialen Sektor übertragen werden können. Einige Modelle, die ursprünglich aus der Industrie kommen, haben sich zum Beispiel auch im sozialen Sektor durchgesetzt (z.B. Social Franchise). Ein guter Projekttransfer stellt ebenfalls bestimmte Ansprüche an das Projektmanagement, wie z.B. Nachhaltigkeit, Ökologie, die soziale Komponente und Qualitätskontrolle. Wichtig ist, die Unterschiede wahrzunehmen ohne sich bewusst abzugrenzen, denn dadurch werden Chancen und Möglichkeiten verspielt, sich die Tools aus Industrie und Wirtschaft auch im sozialen Sektor produktiv zunutze zu machen.
Wie macht man nun Projektmanagement sozial?
Projektmanagement ist als Vorgehensweise und Prozess zu verstehen, der strukturiert, wie man an eine Aufgabe herangeht bzw. wie man ein Thema erschließt. In diesem Prozess gibt es verschiedene Komponenten und Aspekte, die man je nach Gegenstand, Thema und zeitlichen Ressourcen einbeziehen und planen kann. Mithilfe von Tools und Methoden aus dem Projektmanagement können auch soziale Projekte an ihrer Struktur und ihrer Organisation arbeiten. Zeitmanagement-Tools und Projektstrukturpläne können gerade auch bei sozialen Projekten einen großen Mehrwert bieten und die vielfältigen Ebenen einer gemeinnützigen Organisation besser steuern. Vor allem bei knappen Ressourcen ist eine sorgfältige Zeit bzw. Ressourcenplanung von zentraler Bedeutung.
Leseempfehlung:
„Projektmanagement im Not for Profit-Sektor, Handbuch für gemeinnützige Organisationen“, Rolf Kaestner, Steffen Koolmann, Thor Möller (Hrsg.) In Kooperation mit dem Bundesverband Deutscher Stiftungen
Foto: Florian Hammerich
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