Projekte managen und finanzieren – openTransfer #Patenschaften Workshop

22 Teilnehmende kamen am 23. April 2018 zum zweiten openTransfer #Patenschaften Workshop in Erfurt zusammen. Das Thema: Projektmanagement und Finanzierung im Bereich Patenschaften für Geflüchtete. Vor allem die Frage „Wie können wir – trotz kurzer Förderzeiten – langfristig unsere Vision erfüllen?“ trieb die Organisationen um.

Als Einstimmung in den Tag gab Frauke Peisker vom Kindersprachbrücke Jena e.V. einen Einblick in das Innovationsmanagement des Vereins. Ihr Credo: Innovation ist ein bisschen wie Jazz – es hat vor allem mit aushalten und improvisieren zu tun und es ist eine Teamaufgabe. Das bedeute auch, es gehe nur mit Kooperationspartnern. Dass diese und das Innovationsmanagement des Vereins notwendig seien, mache sich immer wieder bemerkbar. Zuletzt, als die Förderbedingungen eines laufenden Patenprojekts kurzfristig geändert wurden. Damals konnte eine Kooperation mit der Bürgerstiftung vor Ort vereinbart werden, sonst hätte man viele Aktivitäten nicht mehr umsetzen können. Ihre wichtigsten Ratschläge:

  • Versucht, vor allem den ideellen Bereich dauerhaft abzusichern. Entwickelt ein Fördernetzwerk bzw. einen Fördermittelmix.
  • Improvisiert, seid spontan und dynamisch und reflektiert: Warum ist etwas gescheitert? Dafür braucht es Mut, Zeit, Selbstreflexion, flache Hierarchien, die Etablierung einer Fehlerkultur, Kooperationen bzw. gute Vernetzung und das Festhalten an eurer Vision.
  • Traut euch, Fördermittelgebern selbstbewusst gegenüber zu treten.
  • Kreativität ist eine Teamleistung. Der Verein nutze verschiedenste Formate, u.a. ein jährlich stattfindendes Weiterbildungswochenende mit Projektbesuchen und Reflexionsrunden in wechselnden Städten oder ein Ideenforum, in dem ehrenamtliche und hauptamtliche Teammitglieder aktuelle Themen gemeinsam besprechen können.

Foto des openTransfer Workshops

Projektmanagementtools im gemeinnützigen Bereich

Als nächstes gab Organisationsberater und Coach Daniel Pichert eine Einführung in das Thema Projektmanagement. Es gebe viele Projektmanagementwerkzeuge, aber nicht alle seien in gemeinnützigen Projekten tatsächlich sinnvoll einsetzbar. Die wichtigsten Fragen lauteten daher immer: Wofür brauche ich ein bestimmtes Projektmanagement-Werkzeug? Kann ich es in meinem Projekt überhaupt anwenden? Mit simplen SMART Zielen (also spezifischen, messbaren, aktionsorientierten, realistischen, terminierten Zielformulierungen) beispielsweise könne man nicht nur Handlungsanleitungen für seine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter formulieren und Ressourcen planen, sondern auch in Förderanträgen punkten.

Ein weiteres sinnvolles Tool sei der Social Reporting Standard (SRS), eine Vorlage für eine auf der Wirkungslogik basierende Berichterstattung – nicht nur ein praktisches (und teilweise bereits gefordertes) Tool für den Jahresbericht und für potenzielle und vergangene Fördermittelgeber, sondern auch ein gutes Tool für die Selbstreflexion: Erfüllen wir noch unsere Vision, oder haben wir uns in der Projektitis „verlaufen“?

Bild einer Arbeitgsgruppe beim openTransfer Workshop

Ziel(gruppen)prägnanz: Was passt zu meinem Projekt?

Nachmittags fanden sich die Teilnehmenden in zwei Arbeitsgruppen zusammen. In der Projektmanagement-Gruppe wurde anhand eines fiktiven Projekts eine Stakeholderanalyse durchgeführt. Die Übung diente dazu, einen Blick sowohl für die Vorgänge als auch die Interessengruppen im eigenen Projekt zu entwickeln. Wichtig sei, sich stets bereits vor Projektbeginn die Sichtweisen aller Projektbeteiligter vor Augen zu führen und sich immer wieder zu fragen: „Wer hat welche Interessen, wie sind diese gewichtet und welche Handlungsempfehlungen ergeben sich daraus?“. Auch in der Arbeitsgruppe zum Thema Finanzierung für Patenprojekte unter der Leitung von Karen Leonhardt (Freiwilligen-Agentur Halle-Saalkreis) ging es vor allem um die eigene Zielprägnanz. Diese sei eine wichtige Voraussetzung, um die richtigen Ansprechpartner für die eigene Finanzierung zu finden. Genau wie bei der Wahl der Projektmanagement-Tools sei auch hier die Frage des richtigen Werkzeugs elementar: Was passt zu unserem Projekt? Wie können wir eine Auswahl treffen? Und – wie das Innovationsmanagement – sei auch die Finanzierungsplanung eigentlich eine Teamaufgabe.

 

Das Programm:

Das Programm openTransfer #Patenschaften der Stiftung Bürgermut unterstützt seit Anfang 2017 Patenschafts- und Mentoringprojekte für Geflüchtete in Ostdeutschland mit Webinaren, Workshops, einer Studienreise und Barcamps. Weitere Informationen hier: https://opentransfer.de/projekte/patenschaften/

openTransfer #Patenschaften ist ein Programm der Stiftung Bürgermut mit Unterstützung durch das Bundesprogramm “Menschen stärken Menschen” des Bundesministeriums für Familie, Senioren, Frauen und Jugend.

Vielen Dank auch an unseren Netzwerkpartner für diesen Workshop, die Thüringer Ehrenamtsstiftung.