Virtuelle Helfer – diese Tools sollte man kennen
Wenn Sie eine Idee transferieren möchten, dann sind Sie und Ihr Team darauf angewiesen, Ihr Vorhaben bekannt zu machen und so reibungslos wie möglich – auch über verschiedene Standorte hinweg – zusammenzuarbeiten. Das Internet bietet mittlerweile eine Fülle an Unterstützungsangeboten für die tägliche Arbeit.
Wir haben eine Liste mit nützlichen Helfern (Tools) erstellt, die sich für die virtuelle Zusammen- und Öffentlichkeitsarbeit bewährt haben. Sie können sich zum Beispiel von Doodle bei der Organisation von Terminen unterstützen lassen, Ihre Dateien für alle Teammitglieder jederzeit zugänglich in einer Dropbox speichern oder sich unkompliziert in einer Telefonkonferenz zusammentelefonieren.
Die virtuellen Helfer können eine gelingende Offline-Kommunikation nicht ersetzen, aber doch zumindest eine sinnvolle Verknüpfung von Online- und Offline-Kommunikation ermöglichen. Hier einige Tipps zum praktischen Einsatz:
1) Die „digitalen Vorreiter“ in Teams können nicht davon ausgehen, dass alle anderen ebenso technikaffin sind wie sie selbst. Planen Sie daher Zeit und Schulungen für die Einführung von Tools ein.
2) FAQs und ein interner Ansprechpartner für ein jeweiliges Tool erleichterten allen Teammitgliedern die Eingewöhnung und den Umgang.
3) Wenn Sie sich als Team auf ein Werkzeug geeinigt haben, ist es gut, bei einem bleiben, um nicht immer wieder aufs Neue Zeit für die Einarbeitung zu verlieren.
4) Es ist hilfreich, sich bereits im Vorhinein auf Konventionen zu einigen, wie z.B. bei der Namensgebung von Dateien, Reaktionszeiten auf Postings etc.
5) Reflektieren Sie regelmäßig gemeinsam im Team, ob Ihre Kommunikation funktioniert und die eingesetzten Helfer Sie wirkungsvoll unterstützen.
6) Da digitale Tools Sie in ihrer Arbeit unterstützen, sie jedoch nicht komplett für Sie erledigen, ist eine gesunde Teamatmosphäre das A und O. Und die braucht gemeinsam verbrachte Zeit, gemeinsame Erfolge und Rückschläge und das ein oder andere Feierabendgetränk.
Die große Frage, welche Tools für Ihr Team sinnvoll sind, müssen Sie und Ihr Team beantworten. Unsere Liste und andere Kollegen können Ihnen wertvolle Hinweise zum Funktionsumfang und zur Handhabbarkeit geben. Probieren Sie aus und fragen Sie um Rat.
PS: Sie kennen weitere Tools? Dann geben Sie uns Bescheid, wir aktualisieren die Liste hier. Einfach einen Kommentar unter diesen Artikel posten.
Autoren: Claudia Leißner und Tom Leppert
