Kanban ist das japanische Wort für „Karte“. Anstehende Aufgaben werden auf Karten, zum Beispiel Post-its, einzeln erfasst und im Themenspeicher, dem „Backlog“ gesammelt. An einer großen Tafel oder einer Wand werden neben dem „Backlog“ noch die Kategorien „Anstehend“, „in Arbeit“, „Review“ und „Fertig!“ angelegt. Bei Bedarf können diese Kategorien auch noch erweitert oder verändert werden.
Im Rahmen der Projektbesprechungen werden die Aufgabenkarten von links nach rechts abgearbeitet. Ein anstehendes Thema wird vom „Backlog“ zunächst in den Bereich „Anstehend“ verschoben. Im nächsten Schritt wählen sich ein oder mehrere Akteure ein Thema aus, das sie als nächstes bearbeiten möchten, und schieben es weiter in die Kategorie „in Arbeit“. Sie können auf der Karte auch zusätzlich noch ihren Namen vermerken. Ist die Karte bearbeitet, wandert sie weiter in die Kategorie „Review“ (falls erforderlich) oder gleich in die Kategorie „Fertig!“.

Entwickelt wurde die Kanban-Methode von Taiichi Ohno, David J. Anderson und Jim Benson, mit dem Ziel, „Pull statt Push“, also Aufgaben selbst an sich zu ziehen, statt sie zugeschoben zu bekommen.

Für den Skalierungsprozess bietet Kanban jedem Akteur die Chance, selbstbestimmt eine klar umrissene Aufgabe zu übernehmen und Themen, die ihm am Herzen liegen, in einem transparenten Prozess zu bearbeiten. Der Stand der Dinge und die erzielten Fortschritte in Richtung Qualitätshandbuch sind für alle ersichtlich. So haben alle die Möglichkeit, den Prozess mit ihrem Einsatz zu steuern und am Gesamtergebnis zu partizipieren.

Die auf diese Art gewonnenen Ergebnisse werden anschließend im Rahmen eines PDCA-Zyklus (Plan-Do-Check-Act) überprüft und weiter verfeinert, bis die Akteure ihre Arbeit dort zufriedenstellend abgebildet sehen.

Auch im weiteren Verlauf des Skalierungsprozesses und des anschließenden Transfers sind die im Qualitätshandbuch dokumentierten Ergebnisse keinesfalls als unumstößlich festgeschrieben anzusehen. Vielmehr sollten sie immer wieder infrage gestellt und bei Bedarf angepasst werden.