Ein Daten-Tool für qualitätssichere Patenschafts- und Mentoringprojekte entsteht
Im Jahr 2022 wurde in Zusammenarbeit mit der BürgerStiftung Hamburg ein kooperatives Projekt ins Leben gerufen, um insbesondere kleine und mittelgroße Patenschafts- und Mentoringorganisationen zu unterstützen. Das Ziel dieses Projekts ist die Entwicklung eines webbasierten Daten-Tools für Koordinator:innen, das durch ein zentrales Kontakt- und Projektmanagement den Projektalltag der Organisationen bereichert. In diesem Artikel geben wir einen Einblick in die aktuelle Entwicklung des Tools und zeigen, wie es die Arbeit der Koordinator:innen in Zukunft erleichtern wird.
Entwicklungsprozess und Namensgebung
Während des Entwicklungsprozesses des Daten-Tools haben wir uns gemeinsam mit einer Fokusgruppe bestehend aus vier Hamburger Organisationen auf eine Entwicklungsreise begeben. Das Besondere an diesem Tool ist, dass es nicht im stillen Kämmerlein entwickelt wird, sondern in Zusammenarbeit mit Patenschafts- und Mentoringorganisationen bedarfsorientiert. Inhaltliche und konzeptionelle Workshops halfen dabei, die Konzeptidee aus verschiedenen Perspektiven zu beleuchten und in die digitale Form umzusetzen: die Version 1.0 des Daten-Tools. Aktuell arbeiten wir noch an der Namensgebung und sind offen für Ideen aus der Community.
Die Version 1.0
Unabhängig von der Namensgebung haben wir eine erste funktionsfähige Version des Daten-Tools entwickelt, die bald von vier Hamburger Patenschafts- und Mentoringorganisationen im Projektalltag eingesetzt wird. Das Tool ermöglicht den Koordinator:innen Zugriff auf alle wichtigen Informationen, Aufgaben und Momente ihrer Patenschaftsbeziehungen an einem zentralen Ort.
Verwaltung von Kontaktdaten und Aufgaben
Die Verwaltung der Kontaktdaten von Mentees und Mentor:innen ist die wesentliche Funktion des Daten-Tools. Koordinator:innen können individuelle Datensätze anlegen, bestehende Daten über einen Upload via Excel importieren oder über ein auf der Webseite integriertes Formular direkt in das Tool einpflegen. Mithilfe von Notizen können Koordinator:innen wichtige Informationen zu den einzelnen Datensätzen hinzufügen und eine einheitliche Dokumentation ermöglichen. Die Aufgabenfunktion erinnert Koordinator:innen beispielsweise an geplante Gespräche und ermöglicht eine direkte Dokumentation innerhalb des Tools.
Matching und Statistiken
Basierend auf detaillierten Informationen und Kriterien, wie beispielsweise dem Schulfach, für das Unterstützung benötigt wird oder den Freizeitinteressen, können Koordinator:innen durch das Zusammenführen von Mentee- und Mentor:innen-Datensätzen eine Patenschaft erstellen. Alle Mentor:innen und Mentees werden auf einer Karte angezeigt. So können die Koordinator:innen auf einen Blick sehen, in welchem Stadtteil Mentees und Mentor:innen leben und diesen Aspekt beim Matching berücksichtigen. Die Reporting-Funktion des Tools bietet eine Übersicht über Statistiken des jeweiligen Patenschafts- und Mentoringprojekts, wie beispielsweise die Anzahl der aktiven Patenschaften, die Anzahl der Mentor:innen und Mentees, die Anzahl noch nicht gematchter Mentor:innen oder die aktuelle Geschlechterverteilung innerhalb des Projekts.
Eine Einladung zur weiteren Zusammenarbeit – bald startet unsere zweite Fokusgruppe! Seid dabei!
Unser Daten-Tool soll einen wesentlichen Mehrwert für die wichtige Arbeit von Patenschafts- und Mentoringprojekten bieten. Daher laden wir in diesem Jahr weitere Organisationen ein, gemeinsam mit uns aus der Praxis heraus das Tool weiterzuentwickeln. Im kommenden Jahr ist unser Ziel den Projekten innerhalb des Bundesprogramms „Menschen stärken Menschen“ eine Version des Tool anzubieten, die sie in ihrem Projektalltag nutzen können.
In Kürze werden wir eine Ausschreibung für eine zweite Fokusgruppe veröffentlichen. Teilnehmer:innen haben die Chance, das Tool direkt an ihre individuellen Anforderungen anzupassen und erhalten zudem in fachlichen Workshops praxisorientiertes Wissen zu Themen wie Qualitätsmanagement und Datenschutz.
Falls ihr Interesse an unserem Daten-Tool habt und euch vorstellen könnt, Teil der Fokusgruppe zu sein, die das Tool weiterentwickelt, tragt euch gerne auf unserer Mailingliste ein. Wir informieren euch umgehend, sobald die Ausschreibung veröffentlicht wird.
Fotocredit: Michael Taterka/BürgerStiftung Hamburg