Qualität dokumentieren – das Monitoringsystem
Daten systematisch zu sammeln und auszuwerten, ist eines der hilfreichsten Instrumente für die Qualitätssicherung. So können Sie jederzeit prüfen, ob der Fortschritt Ihres Projekts tatsächlich mit dessen Planung einhergeht. Projektnehmer und -geber erkennen rechtzeitig, wenn etwas schiefläuft und können gegebenenfalls das Steuer herumreißen.
Darüber hinaus vereinfacht das Monitoring die Kommunikation und Koordination zwischen den Projektpartnern und nimmt die Beteiligten stärker in die Verantwortung. Während das Projekt läuft, können Sie mithilfe eines Monitorings folgende Fragen beantworten:
- Welche Erfolge konnten wir verbuchen? Wo liegen unsere Schwächen?
- In welcher Beziehung stehen die Kosten zu den gewünschten Ergebnissen?
- Was müssen wir verbessern, um die angestrebten Resultate zu erreichen?
Wichtig ist, dass das Monitoring einen Mehrwert hat. Sprich: Die Ergebnisse sollten zu Veränderungen an einzelnen Standorten oder des gesamten Transfersystems beziehungsweise des Projekts führen. Darüber hinaus können Sie beim Transfer eines Projekts die Aktivitäten und Ergebnisse an den einzelnen Standorten miteinander vergleichen, um gemeinsames Lernen und die gemeinsame Entwicklung zu fördern. Gestalten Sie die Schlussfolgerungen und Empfehlungen aus dem Monitoring neutral und für alle verständlich.
Ein gutes Monitoringsystem richtet sich danach aus, welche Informationen in einem Projekt benötigt werden. Folgende Kriterien helfen, ein individuelles Berichtssystem einzurichten:
- Zu Beginn sollten Sie die Ziele des Monitorings festlegen. Überlegen Sie sich Antworten zu folgenden Fragen: Was wollen Sie zu welchem Zweck erfahren? Warum führen Sie das Berichtswesen ein? An wen richtet sich das Monitoring, wer ist die Zielgruppe? Welche Informationen benötigen Sie?
- Das Monitoring muss klar einem Mitarbeiter, der auf das Vertrauen und den Rückhalt der Beteiligten bauen kann, zugewiesen sein. Die Mitarbeiter sollten gegebenenfalls geschult werden, damit das System richtig angewendet wird.
- Das Verhältnis von Aufwand und Wirkung muss stimmen. Erschließen Sie sich nur diejenigen Informationen, die als Feedback für die Umsetzung des Projekts wichtig sind. Legen Sie einen budgetären Rahmen fest. Ein Monitoringsystem kann durchaus 3 bis 6 Prozent des Projektbudgets ausmachen.
- Damit die Datenerhebung transparent und klar strukturiert verläuft, sollten Sie einen Plan erarbeiten, der die Datenquellen, die Erhebungsmethoden und den -zeitraum eindeutig festlegt.
- Das Monitoring umfasst unterschiedliche Gruppen. Brücksichtigen Sie die Vorstellungen, Interessen und Bedürfnisse der Adressaten, indem Sie alle Beteiligten informieren und in die Entscheidungen mit einbinden. So nutzen Sie deren Wissen und Erfahrungen und erhöhen die Akzeptanz der Maßnahmen.
- Ein Monitoringsystem ist nur dann sinnvoll, wenn Sie die gewonnenen Daten nutzen.
Arbeiten Sie daher einen Plan für die Datennutzung und -weitergabe aus:
- Wer wird welche Information erhalten?
- Wann werden die Informationen weitergegeben?
- Welche Medien nutzen Sie?
- Wer zieht die Schlussfolgerungen aus den Ergebnissen?
- Mit welchem Verfahren werden daraus Verbesserungen angestoßen?
Praxisbeispiel
Wenn Sie das System offen verbreiten –vorausgesetzt, Ihre Kapazitäten erlauben es –, dann können Sie ein vereinfachtes Monitoring anbieten, zum Beispiel in Form einer Checkliste im Anhang des Projekthandbuchs. Beim Social Franchising und der Filialisierung stellt der Projektgeber oft auch komplexere Datenbanklösungen bereit. Beim Bildungsprogramm JOBLINGE arbeiten alle Standorte mit der gleichen Datenbank, in der beispielsweise einsehbar ist, wie viele Jugendliche in welcher Programmphase an welchem Standort teilnehmen. Auch Mentoren und weitere Partner sind in der Datenbank registriert. Aus Datenschutzgründen sieht der Projektgeber die Datensätze nur anonymisiert. Auf der Grundlage der in der Datenbank erfassten Daten erstellen die Projektnehmer einen monatlichen Bericht für den Projektgeber, der neben inhaltlichen Informationen zum Projekt auch einen Finanzbericht (eingeworbene Spenden oder Ähnliches) umfasst.
Der Text basiert auf dem Kapitel „Qualität dokumentieren – das Monitoringsystem“ in der Publikation „Nachmachen – aber richtig. Qualität im Projekttransfer gestalten“ von Nina Leseberg.
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