Hilfreich, aber arbeitsintensiv – Das Qualitätshandbuch
Wissen kann sich wie im Fluge verbreiten und damit die Wirkung des eigenen Projekts enorm steigern. Handbücher beschreiben, wie ein Projekt funktioniert und erleichtern die Übertragung ganz erheblich. Gleichwohl kostet auch das Schreiben eines Handbuchs Zeit. Wer sein Wissen teilen möchte, sollte sich aber über Aufwand und Nutzen im Klaren sein.
Wissen in einem Handbuch frei verfügbar zu machen, ist für viele Projektmacher ein sinnvoller Schritt. Denn letztlich können so auch andere anderswo das Projekt mit einer ähnlichen Qualität umsetzen, ohne sämtliche Strukturen und Prozesse neu zu erfinden.
Ein Leitfaden ist schnell verfasst
Vielfach bietet sich hierfür ein Leitfaden anstelle eines umfangreichen Handbuchs an. Der Leitfaden fasst die wesentlichen Informationen auf wenigen Seiten zusammen: Der Bürgerbrunch ist dafür ein Beispiel. Gegen eine Spende kann der Leitfaden bestellt werden und zeigt, wie auch andere Bürgerstiftungen einen Brunch in ihrer Stadt organisieren können. Ein anderes Beispiel ist „Das macht Schule“. Auf der Projektplattform finden Lehrer und Schüler alle wichtigen Informationen in Form von Checklisten für ein eigenes Renovierungsprojekt an ihrer Schule. Leitfäden können ohne allzu großen Aufwand erstellt werden. Sie haben dabei nicht nur einen Nutzen für andere: Wer einen Leitfaden erstellt, kann Interessierte darauf verweisen und spart selbst eine Menge Zeit beim Erklären, wie das Projekt funktioniert. Bei der Struktur eines Leitfadens kann man sich an den W-Fragen orientieren: Was müssen Sie machen? Wie müssen Sie es machen? Wann müssen Sie es machen? Wer muss es machen?
Handbücher sind arbeitsintensiv
Deutlich aufwendiger sind Projekthandbücher: Sie richten sich an Interessierte, die das erfolgreiche Projekt Schritt für Schritt an einem anderen Ort in sehr ähnlicher Weise übernehmen wollen. Dies erfordert sehr viel mehr Zeit für den Verfasser, da in einem Handbuch alle wesentlichen Aspekte und Erfahrungen einfließen sollten. Denn der Verfasser beabsichtigt damit, dass das Projekt nicht nur irgendwie, sondern mit denselben Bestandteilen und Qualitätsansprüchen an anderen Orten umgesetzt wird. Er versucht so, den Transfer stärker zu beeinflussen bzw. zu kontrollieren. Häufig sind daher solche Handbücher Teil eines Kooperationsvertrages, der die gegenseitigen Pflichten und Rechte fixiert. Der Projektnehmer kann dann das Wissen und die Erfahrungen übernehmen und zahlt dafür im Gegenzug eine Spende oder Gebühr. Social Franchising beispielsweise funktioniert nach diesem Prinzip. Organisationen wie Wellcome, ROCK YOUR LIFE! oder auch die CAP-Märkte haben Handbücher geschrieben, die die Franchisenehmer nutzen. Aber auch in Netzwerken und Verbänden ist ein solche Form der Dokumentation üblich, wobei diese Leistung dann durch den Mitgliedsbeitrag abgegolten ist. Solche Handbücher sind häufig sehr umfangreich und zumeist nicht öffentlich verfügbar. Das International Centre for Social Franchising hat ein sehr hilfreiches Dokument erstellt, das einen Überblick über alle relevanten Kapitel eines solchen Handbuchs bietet: von der Beschreibung des Programms über die Finanzierung bis hin zu den wichtigsten Meilensteinen.
Hilfreich ist es in jedem Fall, die einzelnen Schritte mit Beispielen und erforderlichen Dokumenten zu hinterlegen, damit der Projektnehmer möglichst schnell, einfach und intuitiv durchstarten kann. Der Umfang des Handbuchs hängt somit entscheidend von der eigenen Intention ab, wobei man immer auch das Verhältnis zwischen der investierten Zeit und dem Nutzen im Blick behalten sollte.
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