Digitales Training: Wissensmanagement und Interne Kommunikation

Digitale Kommunikationskanäle prägen heute die Arbeit in den meisten Organisationen. Doch statt die Arbeit zu erleichtern werden digitale Kommunikationswerkzeuge vielerorts als Stressfaktoren empfunden. Und obwohl die Daten- und Informationsmenge durch die digitale Kommunikation kontinuierlich wächst, wird daraus nicht automatisch Wissen, dass die Organisation nutzen kann. Um digitale Kommunikationskanäle zu echten Produktivitätsvorteilen zu machen und anfallende Daten zu nutzbarem Wissen umzuwandeln, braucht es Strategie und ein strukturiertes Vorgehen. Das Ergebnis: Menschenfreundliche Kommunikation im Digitalen Raum.

Genau darum ging es im Workshop. Gemeinsam schauten wir uns an:
• Welche Veränderungen und Dynamiken interne Kommunikation in digitalen Zeiten berücksichtigen sollte.
• Was durch technische Lösungen abgedeckt werden kann – und was nicht.
• Welche Werkzeuge und Systeme es für den Einsatz in NGOs gibt.
• Wie Wissensmanagement in Zeiten wachsender Informationsflut gelingt.

Referent

Christian Müller ist Sozialpädagoge, online zu finden unter www.sozial-pr.net, und begleitet Einrichtungen der Wohlfahrt und Sozialen Arbeit und NGO bei Themen der digitalen Kommunikation und des digitalen und menschenfreundlichen Arbeitens. Sein übergeordnete Ziel: Digitale Kommunikation, Tools und digitales Arbeiten so zu gestalten, dass sie den Menschen dienen und mehr Raum und Ressourcen für die eigentliche Arbeit mit, an und für die Menschen und den Planeten schaffen. Kurz gesagt: Digital kann nicht nur nachhaltig und sozial sein – das muss es sogar!

Dokumentation

Digitale Kommunikation ist aus dem Arbeitsalltag kaum mehr wegzudenken – doch statt zu entlasten, sorgt sie oft für Überforderung. Informationen häufen sich, ohne dass daraus automatisch verwertbares Wissen entsteht. Um digitale Tools wirklich sinnvoll zu nutzen, braucht es klare Strukturen und strategisches Vorgehen. Ziel ist eine Kommunikation, die Menschen entlastet statt stresst. Wie dieses Ziel erreicht werden kann, erörterte Christian Müller in seinem Vortrag.

Viele Organisationen der Zivilgesellschaft verfügen über einen gewaltigen Wissens- und Erfahrungsschatz, der in den meisten Fällen jedoch nur in den Köpfen der Mitarbeitenden existiert. Um das zu ändern und das Wissen institutionell zu erhalten, ist strukturiertes Wissensmanagement sinnvoll und nötig. Die wichtigsten Prinzipien dafür sind:

Macht es so einfach wie möglich, in der internen Kommunikation anfallendes Wissen zu dokumentieren. Das kann über die Speicherung von Chats, über das Diktieren von Kernpunkten oder ähnliche Schritte geschehen.
Auch Team-Besprechungen und andere Sitzungen und deren Protokolle können wichtige Wissensquellen sein.
Wichtig ist, den Prozess des Wissensmanagements in die drei Kernschritte zu unterteilen: sammeln, strukturieren, bereitstellen.
Die beiden ersten genannten Punkte dienen rein dem Sammeln von Wissen. Um das gesammelte Wissen sinnvoll nutzen zu können, wird es in regelmäßigen Abständen, idealerweise wöchentlich, strukturiert aufbereitet und in euer Wiki oder eure Wissensdatenbank überführt. Über diese stellt ihr es dann allen Mitarbeitenden bereit.

Interne Kommunikation und Intranet

Spätestens an dieser Stelle kommen Intranet Systeme und die interne Kommunikation ins Spiel. Intranet-Systeme – eine Übersicht findet ihr im Conceptboard aus unserem Seminar – haben drei Funktionsebenen: 1. Interne Kommunikation ermöglichen und unterstützen, 2. Wissen sichern, 3. Wissen zugänglich und nutzbar machen. Grundsätzlich gilt: Interne Kommunikation muss für eure Kultur und die Menschen eurer Organisation funktionieren. Ihr müsst also prüfen:

Wie viel eurer internen Kommunikation, und welche Themen, asynchron über Chat, Beiträge oder ähnliches, laufen kann.
Welche Themen für euch unbedingt synchron und idealerweise in Präsenz stattfinden sollen.
Welche Antwort- und Reaktionszeiten ihr erwartet und gemeinsam definiert.
Wie ihr alle eure Mitarbeitenden um sicherem Umgang mit dem Intranet System schult.

Hier geht’s zum Conceptboard als PDF–Download

Die Digitale Trainingsreihe findet im Rahmen des Programms openTransfer Patenschaften statt. openTransfer Patenschaften fördert die Vernetzung, den Wissenstransfer und die Verbreitung von Patenschafts-, Tandem, und Mentoring-Initiativen bundesweit. Alle Angebote des Programms sind kostenfrei. Mehr Informationen unter http://opentransfer.de/projekte/patenschaften/.

openTransfer Patenschaften ist ein Programm der Stiftung Bürgermut, gefördert durch das Bundesprogramm “Menschen stärken Menschen” des Bundesministeriums für Bildung, Familie, Senioren, Frauen und Jugend.