Das Projekthandbuch
Für die eigenständige Durchführung des Projekts benötigt der Projektnehmer detaillierte Informationen. Je geringer der spätere Kontakt zwischen Projektgeber und -nehmer ist, desto ausführlicher sollte die Übergabe sein. In der Regel wird dazu ein Projekthandbuch erstellt, das je nach Transfermethode unterschiedlich stark verbindlich ist.
Ein Handbuch sollte die folgenden Hilfestellungen beinhalten:
- Eine detaillierte Projektbeschreibung
- Einen Überblick über die Geschichte der Organisation und Marke, der auch die Ziele des Projektgebers verdeutlicht
- Übersichtliche Informationen über die Konditionen für eine Übernahme des Projekts, also die Rechte und Pflichten, die der Projektnehmer eingeht wie beispielsweise Zertifizierungen, Unterstützungsangebote oder Mitgliedsbeiträge
- Klar strukturierte Informationen über die Leistungen des Projektgebers, die der Projektnehmer in Anspruch nehmen darf
- Eine Beschreibung aller wichtigen Projektvorgänge und Arbeitsabläufe. Diese sollte nicht nur Richtlinien für die Anfangsphase enthalten, sondern auch einen Leitfaden für den alltäglichen Geschäftsablauf sowie Tipps zur Bewältigung möglicher Probleme.
- Checklisten und Formulare für die Durchführung bestimmter Prozesse (zum Beispiel der Finanzplanung)
- Kontaktdaten von relevanten Ansprechpartnern wie den Verantwortlichen der anderen Projektnehmer
- Antworten auf die am häufigsten gestellten Fragen sowie ein Inhalts- und Stichwortverzeichnis
Man muss bereit sein, sich zu lösen
Um ein Handbuch zu erstellen, muss der Projektgeber nicht nur verstehen, wie sein Projekt wirkt, sondern auch in der Lage sein, ein Modell zu erarbeiten, das andere verstehen können. Das Projekt kann nur dann übertragen werden, wenn die wesentlichen Eigenschaften vom Projektnehmer verstanden und umgesetzt werden können. Aus dem Pilotprojekt soll also eine klare Handlungsanweisung oder -empfehlung abgeleitet werden.
Ein abstraktes Modell zu erarbeiten, bedeutet, sich von der bisherigen Umsetzung der Idee und vom Ideengeber zu lösen. Dieser – häufig ist das der Projektgeber selbst – muss sich stärker auf den Inhalt und die Bedarfe der anderen ausrichten. Hier tun sich viele Organisationen schwer, da ein Stück von der emotionalen Komponente, dem Herz des Projekts und oft auch den Persönlichkeiten, die dahinterstecken, nicht immer eins zu eins übertragen werden können. Das führt nicht selten zu einem Verlust der Emotionalität, der „Seele des Projekts“, die aber an anderer Stelle – etwa über die gemeinsame Ausarbeitung des Leitbilds – wieder eingeholt werden kann. Der Projektgeber muss daher nicht nur selbst über eine hohe Motivation verfügen, sondern es auch verstehen, die anderen zu motivieren.
Die im Handbuch festgeschriebenen Standards sind wichtig, um das Projekt beim Transfer nicht zu stark zu verändern. Gerade in der Anfangsphase helfen den Projektnehmern klare Regeln sehr dabei, die Projektlogik zu verstehen. Schließlich haben sie sich für einen Projekttransfer entschieden, weil sie ein „fertiges Produkt“ übernehmen möchten, das seinen Erfolg bereits bewiesen hat. Wenn Sie anfangs zu viele Gestaltungsmöglichkeiten bieten, können solche Grauzonen die Projektnehmer verunsichern. Kommunizieren Sie strukturiert und verständlich die Kernelemente des Projekts. Bewährt hat sich eine klare Unterteilung in „Kann- und Muss-Elemente“.
[quote]„Wenn Sie etwas in die Fläche bringen, muss Sie erst dafür sorgen, dass es auch funktioniert. Sie können also nicht mit den Ausnahmen anfangen. Das wäre am Ende im Interesse keiner.“ Dr. Michael Eckstein, BürgerStiftung Region Ahrensburg[/quote]
Platz für lokale Eigenheiten
Die identische Umsetzung ist kein Garant für eine hohe Qualität des Projekts. Meist können nur unter Anpassung an die lokalen Gegebenheiten die gleichen positiven Effekte erreicht werden. Der Bundesverband Bunter Kreis e.V., der deutschlandweit Nachsorgeeinrichtungen für kranke Kinder betreibt, unterstützt seine Mitglieder dabei, das Konzept an die Bedingungen vor Ort anzupassen. Auf der Grundlage dieses Konzepts entwickeln die jeweiligen Projektnehmer mit Unterstützung des Bundesverbandes ihr eigenes lokales Konzept. Über diesen Gestaltungsspielraum kann das Projekt an die lokalen Bedarfe angepasst werden, ohne es zu verwässern. Das eigens für das Konzept ausgearbeitete Leitbild stärkt die langfristige Identifikation und auch das Durchhaltevermögen der Projektnehmer.
Hilfreich ist es, im Handbuch die Arbeitsschritte und Abläufe zumindest exemplarisch darzustellen. In einem Projektplan können den einzelnen Umsetzungsschritten Meilensteine und Termine zugeordnet werden. Außerdem gibt der Plan Aufschluss darüber, wer welche Aufgabe ausführt und wer die Verantwortung trägt. Der Umfang des Projektplans hängt vom Projekt genauso ab, wie von den Projektnehmern. Testen Sie den Projektplan zuerst mit einem oder zwei Projektnehmern, um zu prüfen, ob er vor Ort funktioniert.
Vorlagen für einen Projektplan finden Sie im Internet als kostenlose Downloads, beispielsweise bei startsocial.
Für eine einfache Variante eines Projektplans können Sie sich an den W-Fragen orientieren.
Der Projektplan kann so zum Beispiel die folgenden Punkte beinhalten:
- Definition der Aufgaben: Was ist zu tun?
- Arbeitsschritte und Hilfsmittel festlegen: Wie ist es zu tun?
- Termine setzen: Wann ist es zu tun?
- Zuständigkeiten klären: Wer hat es zu tun?
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