Qualität dokumentieren – das Monitoringsystem

Icon__btn_Qualitaet_grossDaten systematisch zu sammeln und auszuwerten, ist eines der hilfreichsten Instrumente für die Qualitätssicherung. So können Sie jederzeit prüfen, ob der Fortschritt Ihres Projekts tatsächlich mit dessen Planung einhergeht. Projektnehmer und -geber erkennen rechtzeitig, wenn etwas schiefläuft und können gegebenenfalls das Steuer herumreißen.

 

Darüber hinaus vereinfacht das Monitoring die Kommunikation und Koordination zwischen den Projektpartnern und nimmt die Beteiligten stärker in die Verantwortung. Während das Projekt läuft, können Sie mithilfe eines Monitorings folgende Fragen beantworten:

 

Wichtig ist, dass das Monitoring einen Mehrwert hat. Sprich: Die Ergebnisse sollten zu Veränderungen an einzelnen Standorten oder des gesamten Transfersystems beziehungsweise des Projekts führen. Darüber hinaus können Sie beim Transfer eines Projekts die Aktivitäten und Ergebnisse an den einzelnen Standorten miteinander vergleichen, um gemeinsames Lernen und die gemeinsame Entwicklung zu fördern. Gestalten Sie die Schlussfolgerungen und Empfehlungen aus dem Monitoring neutral und für alle verständlich.

 

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Ein gutes Monitoringsystem richtet sich danach aus, welche Informationen in einem Projekt benötigt werden. Folgende Kriterien helfen, ein individuelles Berichtssystem einzurichten:

 

Arbeiten Sie daher einen Plan für die Datennutzung und -weitergabe aus:

 

Praxisbeispiel

Wenn Sie das System offen verbreiten –vorausgesetzt, Ihre Kapazitäten erlauben es –, dann können Sie ein vereinfachtes Monitoring anbieten, zum Beispiel in Form einer Checkliste im Anhang des Projekthandbuchs. Beim Social Franchising und der Filialisierung stellt der Projektgeber oft auch komplexere Datenbanklösungen bereit. Beim Bildungsprogramm JOBLINGE arbeiten alle Standorte mit der gleichen Datenbank, in der beispielsweise einsehbar ist, wie viele Jugendliche in welcher Programmphase an welchem Standort teilnehmen. Auch Mentoren und weitere Partner sind in der Datenbank registriert. Aus Datenschutzgründen sieht der Projektgeber die Datensätze nur anonymisiert. Auf der Grundlage der in der Datenbank erfassten Daten erstellen die Projektnehmer einen monatlichen Bericht für den Projektgeber, der neben inhaltlichen Informationen zum Projekt auch einen Finanzbericht (eingeworbene Spenden oder Ähnliches) umfasst.

 

Der Text basiert auf dem Kapitel „Qualität dokumentieren – das Monitoringsystem“ in der Publikation „Nachmachen – aber richtig. Qualität im Projekttransfer gestalten“ von Nina Leseberg.

 

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Foto: Thinkstock

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